Fast alle Selbstständigen behandeln eine offene Rechnung gleich. Bemerken sie eine Woche nach Fälligkeit. Warten, weil es unhöflich wirkt. Warten noch etwas, weil der Kunde beschäftigt aussieht. Schicken eine entschuldigende E-Mail, die mit „ich will nicht drängen“ anfängt. Werden bezahlt oder nicht, und erfahren nie, welcher dieser Schritte etwas bewirkt hat.
Unangenehm ist das, weil die Sache als Beziehungsfrage gestellt wurde — dränge ich zu sehr? — obwohl es eine Prozessfrage ist. Kunden zahlen ganz überwiegend deshalb spät, weil ihnen nichts gesagt hat zu zahlen, nicht weil sie sich dagegen entschieden hätten. Ein Prozess behebt das, ohne dass jemand mutig sein muss.
Der größere Teil der Lösung liegt vor der Rechnung
Ist die Rechnung überfällig, bleibt Ihnen das Bitten. Der Hebel liegt früher, in drei Entscheidungen bei der Auftragsvereinbarung.
- Zahlungsbedingungen schriftlich, im selben Dokument wie der Preis. Nicht in einer späteren E-Mail und nicht als „übliche Konditionen“ — eine Anzahl Tage, eine benannte Folge bei Überschreitung und wer die Bankspesen trägt.
- Eine Anzahlung bei allem, was lange genug ist, um wehzutun. Ein Kunde, der keine Anzahlung leistet, sagt Ihnen etwas darüber, wie die Schlussrechnung laufen wird — und es ist das billigste Signal, das Sie je bekommen.
- Abrechnung nach Meilensteinen statt einer Rechnung am Ende. Drei Rechnungen über ein Projekt begrenzen Ihr Risiko auf ein Drittel und zeigen ein Zahlungsproblem, während Sie noch Arbeit in der Hand haben.
Die Eskalationsstufen
Vier Schritte, jeder mit fester Frist und anderem Ton. Der Sinn, sie aufzuschreiben, liegt darin, dass die Entscheidung einmal vorab fällt und nicht jedes Mal in dem Moment, in dem Sie großzügig gestimmt sind.
| Zeitpunkt | Was Sie schicken | Ton |
|---|---|---|
| 3 Tage vor Fälligkeit | Hinweis auf die anstehende Fälligkeit, mit Betrag und Rechnungsnummer | Neutral, informierend |
| Fälligkeit + 1 Tag | Mitteilung, dass die Rechnung überfällig ist, Rechnung erneut im Anhang | Neutral, ohne Entschuldigung |
| Fälligkeit + 7 Tage | Kurze E-Mail mit einem Datum, zu dem Sie die Zahlung erwarten | Sachlich, konkret |
| Fälligkeit + 14 Tage | Mahnung: Betrag, Zinsen, Pauschale, nächster Schritt und Datum | Formal, letzte |
| Fälligkeit + 30 Tage | Arbeit einstellen oder an Inkasso beziehungsweise Anwalt abgeben | Handlung, keine Nachricht |
Zwei Dinge in dieser Tabelle tragen alles andere. Erstens der Hinweis vor Fälligkeit, der gar keine Mahnung ist — er beseitigt die meisten Verzögerungen, weil die häufigste Ursache eine ungelesene Rechnung im Postfach ist. Zweitens erwähnt keiner der ersten drei Schritte die Beziehung. „Ich will nicht drängen“ lädt zu einer Antwort darüber ein, wie viel alle zu tun haben. „Die Rechnung war am 14. fällig, bitte bestätigen Sie ein Zahlungsdatum“ lädt zu einem Datum ein.
Die ersten drei Schritte automatisieren
Die ersten drei Stufen sind jedes Mal identisch, was bedeutet, dass kein Mensch sie schicken sollte. Das ist das stärkste Argument für automatische Zahlungserinnerungen, und es geht darin nicht um die zwei Minuten, die eine solche E-Mail kostet.
Es geht darum, wer entscheidet. Eine handgeschriebene Erinnerung schreiben Sie zusammen mit dem Gedanken, ob der Kunde verärgert sein könnte, ob von ihm noch ein Projekt kommt und ob es nicht bis Montag warten kann. Eine automatische geht am ersten Tag raus, weil es der erste Tag ist. Das Unbehagen verschwindet nicht, weil die E-Mail freundlicher wäre, sondern weil niemand sie abgewogen hat.
- Automatisieren Sie den Hinweis vor Fälligkeit, die Überfälligkeitsmitteilung und die Nachfrage nach sieben Tagen. Alle drei sind informierend.
- Automatisieren Sie die Mahnung nicht. Sie benennt Folgen, und Folgen sollte ein Mensch verschicken, der sie einzulösen beabsichtigt.
- Die Automatik muss in der Sekunde stoppen, in der eine Rechnung als bezahlt markiert wird — Zahlungsabgleich und Erinnerungen müssen also dasselbe System sein, sonst mahnen Sie irgendwann jemanden, der letzte Woche bezahlt hat.
An diesem letzten Punkt scheitern Eigenbaulösungen. Ein Kalendereintrag weiß nicht, dass das Geld angekommen ist. Einen Kunden zu mahnen, der schon bezahlt hat, kostet mehr Wohlwollen als gar nicht zu mahnen.
Was Ihnen bei Verzug zusteht
Dafür braucht es keine Klausel im Vertrag. Verzugszinsen entstehen von Gesetzes wegen, und § 288 Abs. 2 BGB setzt sie im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen auf den Basiszinssatz plus neun Prozentpunkte fest — gegenüber Verbrauchern sind es fünf. Der Basiszinssatz wird halbjährlich neu bestimmt, weshalb hier bewusst die Formel steht und keine Zahl.
Dazu kommt eine Position, die viele nicht kennen: ist der Schuldner kein Verbraucher, dürfen Sie nach § 288 Abs. 5 BGB zusätzlich zu den Zinsen sofort eine Pauschale von 40 Euro verlangen, ohne einen einzigen Beleg. Bei einer kleinen Rechnung ist diese Pauschale oft höher als die Zinsen selbst.
Die Rechnung hinter der Eskalation
Irgendwann kostet das Mahnen mehr als die Rechnung. Diese Grenze vorher zu ziehen bewahrt Sie davor, vierzig Stunden aus Prinzip in eine kleine Forderung zu stecken — die teuerste Art, recht zu haben.
- Bewerten Sie die Forderung mit Ihrem eigenen Stundensatz. Eine kleine Rechnung, deren Verfolgung einen Tag kostet, ist bereits teurer als ihr Betrag.
- Prüfen Sie, ob der Kunde überhaupt zahlen kann. Ein Unternehmen in Schwierigkeiten ist ein anderes Problem als ein unorganisiertes, und nur eines von beiden reagiert auf Druck.
- Schicken Sie die Mahnung zuerst selbst. Sie ist kostenlos, klärt die meisten Fälle, und ohne sie wird weder ein Inkassodienst noch ein Anwalt tätig.
- Dann wählen Sie eines: Inkasso, Mahnverfahren oder bewusstes Abschreiben. Abschreiben ist eine legitime Entscheidung; durch Erschöpfung hineinzurutschen ist keine.
Es gibt noch die Möglichkeit, die gar kein Mahnen enthält: die Arbeit einstellen. Bei laufender Zusammenarbeit ist ein Lieferstopp schneller und überzeugender als jede E-Mail — vorausgesetzt, Sie haben ihn vorher angekündigt. Ihn im dritten Monat erstmals zu erwähnen klingt wie eine Drohung; in den Bedingungen ab Tag eins ist er ein Verfahren.
Das Muster, auf das es sich zu reagieren lohnt
Eine überfällige Rechnung ist Rauschen. Ein Kunde, der jedes Mal zu spät zahlt, ist eine unternehmerische Entscheidung, die Sie immer wieder nicht treffen.
Die Rechnung dahinter wird leicht übersehen, weil sie sich in Ihrer eigenen unbezahlten Zeit versteckt. Ein Kunde, der bei 14 Tagen Zahlungsziel nach 40 Tagen zahlt, finanziert sich mit Ihrem Geld, und jede Stunde, die Sie ihm nachlaufen, ist unfakturiert. Rechnen Sie das ein — Anzahlung, kürzeres Ziel oder ein Satz, der den Verwaltungsaufwand abbildet — oder geben Sie die Kapazität jemandem, der pünktlich zahlt. Beides ist besser als die dritte Option: nichts tun und sich ärgern.
Erinnerungen, die aufhören, wenn das Geld da ist
Die ersten drei Stufen gehören der Software — und sie funktionieren nur, wenn dasselbe System weiß, welche Rechnungen bezahlt sind. Genau das leisten in Oplero Automatisierungen zusammen mit dem Zahlungsabgleich aus der Bankbenachrichtigung.