Klienci, którzy nie płacą na czas

Prawie każdy freelancer rozgrywa nieopłaconą fakturę tak samo. Zauważa tydzień po terminie. Czeka, bo głupio. Czeka jeszcze, bo klient wygląda na zawalonego robotą. Wysyła przepraszający mail, który zaczyna się od „nie chcę zawracać głowy“. Dostaje pieniądze albo nie, i nigdy się nie dowiaduje, który z tych kroków miał znaczenie.

To męczy dlatego, że zostało postawione jako pytanie o relację — czy nie naciskam za mocno? — a jest pytaniem o proces. Klienci płacą po terminie w przeważającej większości dlatego, że nic im nie powiedziało, żeby zapłacili, nie dlatego, że postanowili nie płacić. Proces to naprawia i nikt nie musi być odważny.

Większość rozwiązania jest przed fakturą

W chwili, gdy faktura jest przeterminowana, zostaje ci proszenie. Dźwignia jest wcześniej, w trzech decyzjach podejmowanych przy ustalaniu zlecenia.

1. Termin płatności na piśmie, w tym samym dokumencie co cena. Nie w kolejnym mailu i nie jako „zwykłe warunki“ — liczba dni, wskazana konsekwencja jej przekroczenia i kto płaci koszty przelewu.
2. Zaliczka przy wszystkim, co jest dość długie, żeby zabolało. Klient, który nie zapłaci zaliczki, mówi ci coś o tym, jak pójdzie faktura końcowa — i jest to najtańszy sygnał, jaki kiedykolwiek dostaniesz.
3. Fakturowanie etapami zamiast jednej faktury na koniec. Trzy faktury w trakcie projektu ograniczają twoją ekspozycję do jednej trzeciej i pokazują problem z płatnością wtedy, gdy jeszcze masz pracę w ręku.

Schemat eskalacji

Cztery kroki, każdy ze stałym terminem i innym tonem. Sens zapisania ich polega na tym, że decyzja podejmowana jest raz, z góry, a nie za każdym razem w momencie, gdy jesteś w dobrym nastroju.

Dwie rzeczy w tej tabeli dźwigają całą resztę. Pierwsza to przypomnienie przed terminem, które w ogóle nie jest upominaniem — to krok, który usuwa większość opóźnień, bo najczęstszą przyczyną jest faktura leżąca nieotwarta w skrzynce. Druga: w pierwszych trzech krokach o relacji nie ma ani słowa. „Nie chcę zawracać głowy“ zaprasza do odpowiedzi o tym, jak wszyscy są zawaleni. „Termin minął 14., proszę o potwierdzenie daty płatności“ zaprasza do podania daty.

Automatyzacja pierwszych trzech kroków

Pierwsze trzy szczeble są za każdym razem identyczne, co oznacza, że nie powinien ich wysyłać człowiek. To najmocniejszy argument za automatycznymi przypomnieniami, i nie chodzi w nim o dwie minuty potrzebne na napisanie maila.

Chodzi o to, kto decyduje. Przypomnienie pisane ręcznie piszesz razem z myślą, czy klient się nie obrazi, czy nie ma dla ciebie kolejnego projektu i czy to nie może poczekać do poniedziałku. Automatyczne wychodzi pierwszego dnia dlatego, że jest pierwszy dzień. Niezręczność znika nie dzięki temu, że mail jest milszy, ale dzięki temu, że nikt go nie rozważał.

• Zautomatyzuj przypomnienie przed terminem, informację po terminie i upomnienie po siedmiu dniach. Wszystkie trzy są informacyjne.
• Nie automatyzuj wezwania do zapłaty. Nazywa konsekwencje, a te powinien wysyłać człowiek, który zamierza je wykonać.
• Automat musi się zatrzymać w chwili oznaczenia faktury jako opłaconej — czyli dopasowywanie płatności i przypomnienia muszą być jednym systemem, inaczej kiedyś upomnisz kogoś, kto zapłacił w zeszłym tygodniu.

Właśnie na tym ostatnim punkcie przewracają się rozwiązania domowej roboty. Wpis w kalendarzu nie wie, że pieniądze przyszły. Upomnienie klienta, który już zapłacił, kosztuje więcej dobrej woli niż nieupomnienie w ogóle.

Co ci się należy przy opóźnieniu

Nie musisz mieć tego w umowie. W transakcjach handlowych odsetki ustawowe za opóźnienie należą się z mocy ustawy i wynoszą stopę referencyjną NBP powiększoną o 8 punktów procentowych. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny niebędący podmiotem leczniczym, margines rośnie do 10 punktów.

Do tego dochodzi pozycja, o której wie niewielu: zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności, przysługująca automatycznie i niezależnie od odsetek. Jest stopniowana — 40 euro przy długu do 5 000 zł, 70 euro od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej 50 000 zł. Przy małej fakturze ta rekompensata bywa wyższa niż same odsetki.

Kiedy eskalacja się opłaca

W pewnym punkcie upominanie kosztuje więcej niż faktura. Wyznaczenie tej granicy z góry chroni cię przed czterdziestoma godzinami nad małym długiem z zasady — a to najdroższy sposób na to, żeby mieć rację.

1. Przelicz dług na swoją stawkę. Mała faktura, której odzyskanie zajęłoby dzień, już teraz kosztuje więcej, niż jest na niej napisane.
2. Sprawdź, czy klient w ogóle może zapłacić. Firma w kłopotach to inny problem niż firma w nieładzie, a tylko jedna z nich reaguje na nacisk. Krajowy Rejestr Zadłużonych jest publiczny i to pięć minut pracy.
3. Wezwanie do zapłaty wyślij najpierw sam. Jest darmowe, rozwiązuje większość sporów i bez niego nie zacznie działać ani windykacja, ani prawnik.
4. Potem wybierz jedno: windykację, pozew w postępowaniu upominawczym albo świadome odpisanie. Odpisanie jest legalnym wyborem; dojście do niego przez wyczerpanie nie jest.

Jest jeszcze opcja, która nie zawiera żadnego upominania: przestać pracować. Przy trwającej współpracy wstrzymanie pracy jest szybsze i bardziej przekonujące niż jakikolwiek mail — pod warunkiem, że zapowiedziałeś to wcześniej. Ogłoszenie tego po raz pierwszy w trzecim miesiącu brzmi jak groźba; zapis w warunkach od pierwszego dnia czyni z tego procedurę.

Wzorzec, na który warto zareagować

Jedna spóźniona faktura to szum. Klient, który spóźnia się za każdym razem, to decyzja biznesowa, której ciągle nie podejmujesz.

Rachunek łatwo przeoczyć, bo ukrywa się w twoim własnym niefakturowanym czasie. Klient, który przy czternastodniowym terminie płaci po czterdziestu dniach, finansuje się twoimi pieniędzmi, a każda godzina spędzona na upominaniu się jest godziną bez faktury. Wliczaj to w cenę — zaliczką, krótszym terminem albo stawką odzwierciedlającą tę administrację — albo przenieś tę pojemność do kogoś, kto płaci na czas. Jedno i drugie jest lepsze od trzeciej opcji, czyli nierobienia niczego i chowania złości.