Neplatiči faktur: jak upomínat a kdy přestat

Skoro každý na volné noze řeší nezaplacenou fakturu stejně. Všimne si týden po splatnosti. Počká, protože mu to je trapné. Počká ještě, protože klient vypadá zavaleně. Pošle omluvný e-mail, který začíná „nerad otravuju“. Dostane zaplaceno, nebo ne, a nikdy se nedozví, který z těch kroků něco změnil.

Proč to je tak nepříjemné: postavilo se to jako otázka vztahu — netlačím moc? — přitom je to otázka procesu. Klienti platí pozdě v drtivé většině proto, že jim nic neřeklo, ať zaplatí, ne proto, že by se rozhodli neplatit. Proces to spraví, aniž by kdokoli musel být odvážný.

Většina řešení leží před fakturou

Ve chvíli, kdy je faktura po splatnosti, zbývá vám prosit. Páka je dřív, ve třech rozhodnutích, která uděláte při domlouvání zakázky.

1. Splatnost písemně, ve stejném dokumentu jako cena. Ne v navazujícím e-mailu a ne jako „obvyklé podmínky“ — počet dní, uvedený důsledek nedodržení a kdo platí bankovní poplatky.
2. Záloha u všeho, co je dost dlouhé, aby to zabolelo. Klient, který nezaplatí zálohu, vám o závěrečné faktuře něco říká — a je to nejlevnější signál, jaký kdy dostanete.
3. Fakturace po etapách místo jedné faktury na konci. Tři faktury v průběhu zakázky omezí vaši expozici na třetinu a problém s placením ukážou ve chvíli, kdy ještě máte v ruce práci.

Eskalační postup

Čtyři kroky, každý s pevným termínem a jiným tónem. Smysl toho, že si je napíšete, je v tom, že rozhodnutí padne jednou, dopředu — a ne pokaždé ve chvíli, kdy vám je klienta líto.

Dvě věci na téhle tabulce nesou celý zbytek. První je připomenutí před splatností, které vlastně není urgence — je to krok, který většinu prodlení odstraní, protože nejčastější příčinou je faktura ležící nepřečtená ve schránce. Druhá je, že v prvních třech krocích se o vztahu nemluví vůbec. „Nerad otravuju“ zve k odpovědi o tom, jak jsou všichni zavalení. „Faktura byla splatná 14., prosím o potvrzení data úhrady“ zve k datu.

Automatizace prvních tří kroků

První tři příčky toho postupu jsou pokaždé stejné, což znamená, že je nemá posílat člověk. Tohle je nejsilnější argument pro automatické upomínky, a nejde v něm o ty dvě minuty, co zabere jejich napsání.

Jde o to, kdo rozhoduje. Upomínku, kterou píšete ručně, píšete zároveň s myšlenkou, jestli se klient neurazí, jestli od něj nepřijde další zakázka a jestli to nemůže počkat do pondělí. Automatická odejde první den proto, že je první den. Ta nepříjemnost nezmizí tím, že by e-mail byl přátelštější, ale tím, že ho nikdo nevážil.

• Automatizujte připomenutí před splatností, oznámení po splatnosti a sedmidenní urgenci. Všechny tři jsou informační.
• Předžalobní upomínku neautomatizujte. Pojmenovává důsledky, a ty má posílat člověk, který je hodlá naplnit.
• Automatika musí přestat ve chvíli, kdy je faktura označená jako zaplacená — což znamená, že párování platby a upomínky musí být jeden systém, jinak jednou upomenete někoho, kdo zaplatil minulý týden.

Právě na tom poslední bodě selhávají domácí řešení. Připomínka v kalendáři neví, že peníze dorazily. Urgovat klienta, který už zaplatil, stojí víc dobré vůle než neurgovat vůbec.

Na co máte u opožděné platby nárok

Nemusíte to mít ve smlouvě. Úrok z prodlení vzniká ze zákona a nařízení vlády 351/2013 určuje jeho výši: repo sazba ČNB platná pro první den kalendářního pololetí, ve kterém prodlení začalo, zvýšená o 8 procentních bodů. Sazba se pak zafixuje na celou dobu prodlení, takže pozdější změny repo sazby s ní nic nedělají.

K tomu je ještě jedna položka, o které ví málokdo: u vztahu mezi podnikateli máte nárok na paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky ve výši 1 200 Kč za každou pohledávku, a to bez ohledu na to, jaké náklady jste doopravdy měl. U malé faktury může být ten paušál větší než celý úrok.

Kdy se eskalace vyplatí

V určitém bodě stojí urgování víc než ta faktura. Když si tu hranici stanovíte dopředu, nestrávíte čtyřicet hodin nad malým dluhem z principu — což je nejdražší způsob, jak mít pravdu.

1. Přepočítejte dluh na svou sazbu. Malá faktura, jejíž vymáhání by vám sebralo den, už teď stojí víc, než kolik je na ní.
2. Zjistěte, jestli klient vůbec může zaplatit. Firma v problémech je jiný případ než firma v nepořádku, a jen jedna z nich reaguje na tlak. Insolvenční registr je veřejný a je to pět minut práce.
3. Předžalobní upomínku pošlete nejdřív sám. Je zdarma, řeší většinu sporů, a bez ní nezačne pracovat ani vymáhací agentura, ani advokát. U soudu se navíc bez ní nemusí přiznat náhrada nákladů.
4. Pak vyberte jedno: vymáhání, žaloba, nebo vědomé odepsání. Odepsat je legitimní volba; dojít k ní vyčerpáním není.

A pak je tu možnost, která žádné urgování neobsahuje: přestat pracovat. U běžící spolupráce je pozastavení práce rychlejší a přesvědčivější než jakýkoli e-mail — pokud jste dopředu řekl, že to uděláte. Oznámit to poprvé ve třetím měsíci působí jako výhrůžka; mít to v podmínkách od začátku z toho dělá postup.

Vzorec, na který se vyplatí reagovat

Jedna faktura po splatnosti je šum. Klient, který platí pozdě vždycky, je rozhodnutí, které pořád odkládáte.

Ta matematika se snadno přehlédne, protože se schovává ve vašem nefakturovaném čase. Klient, který při čtrnáctidenní splatnosti platí po čtyřiceti dnech, se financuje vašimi penězi, a každá hodina, kterou nad ním strávíte, je hodina bez faktury. Zaúčtujte to do ceny — zálohou, kratší splatností, nebo sazbou, která tu administrativu odráží — nebo tu kapacitu dejte někomu, kdo platí včas. Obojí je lepší než třetí varianta, tedy nedělat nic a mít na něj vztek.