Quasi tutti i liberi professionisti gestiscono una fattura non pagata allo stesso modo. Se ne accorgono una settimana dopo la scadenza. Aspettano, perché sembra sgarbato. Aspettano ancora, perché il cliente sembra sommerso. Mandano una mail che si apre con „scusa se insisto“. Vengono pagati, oppure no, e non scoprono mai quale di quei passaggi abbia contato.
La cosa risulta penosa perché è stata impostata come una domanda sulla relazione — sto insistendo troppo? — mentre è una domanda sul processo. I clienti pagano in ritardo, in larghissima maggioranza, perché niente ha detto loro di pagare, non perché abbiano deciso di non farlo. Un processo lo risolve senza che nessuno debba essere coraggioso.
La parte più grossa della soluzione sta prima della fattura
Quando la fattura è già scaduta, vi resta solo chiedere. La leva sta prima, in tre decisioni che prendete quando concordate l'incarico.
- Termini di pagamento per iscritto, nello stesso documento del prezzo. Non in una mail successiva e non come „le condizioni consuete“ — un numero di giorni, una conseguenza dichiarata in caso di sforamento e chi paga le spese bancarie.
- Un acconto su tutto ciò che è abbastanza lungo da fare male. Un cliente che non versa un acconto vi sta dicendo qualcosa su come andrà la fattura finale, ed è il segnale più economico che riceverete mai.
- Fatturazione a milestone invece di una fattura alla fine. Tre fatture nel corso della commessa limitano l'esposizione a un terzo e fanno emergere il problema di incasso mentre avete ancora lavoro in mano.
La scala di sollecito
Quattro passaggi, ciascuno con un tempo fisso e un tono diverso. Il senso di scriverli è che la decisione si prende una volta, in anticipo, e non ogni volta nel momento in cui siete di buon umore.
| Tempo | Cosa mandate | Tono |
|---|---|---|
| 3 giorni prima della scadenza | Avviso della scadenza in arrivo, con importo e numero di fattura | Neutro, informativo |
| Scadenza + 1 giorno | Comunicazione che la fattura è scaduta, fattura di nuovo allegata | Neutro, senza scuse |
| Scadenza + 7 giorni | Mail breve con una data entro cui attendete il pagamento | Fermo, concreto |
| Scadenza + 14 giorni | Diffida: importo, interessi, risarcimento, passo successivo e data | Formale, ultima |
| Scadenza + 30 giorni | Fermare il lavoro, oppure passare a recupero crediti o a un legale | Fatto, non messaggio |
Due cose in quella tabella reggono tutto il resto. La prima è l'avviso prima della scadenza, che non è sollecitare affatto — è il passaggio che elimina la maggior parte dei ritardi, perché la causa più frequente è una fattura mai aperta in una casella di posta. La seconda è che nessuno dei primi tre passaggi parla della relazione. „Scusa se insisto“ invita a una risposta su quanto siano sommersi tutti. „È scaduta il 14, confermatemi una data di pagamento“ invita a una data.
Automatizzare i primi tre passaggi
I primi tre gradini sono identici ogni volta, il che significa che non dovrebbe mandarli una persona. È l'argomento più forte a favore dei promemoria automatici, e non riguarda i due minuti che serve per scriverne uno.
Riguarda chi decide. Un promemoria scritto a mano lo scrivete insieme al dubbio se il cliente si offenderà, se avrà un altro progetto per voi e se la cosa non possa aspettare lunedì. Uno automatico esce il primo giorno perché è il primo giorno. L'imbarazzo scompare non perché la mail sia più gentile, ma perché nessuno l'ha soppesata.
- Automatizzate l'avviso pre-scadenza, la comunicazione di scaduto e il sollecito a sette giorni. Tutti e tre sono informativi.
- Non automatizzate la diffida. Nomina conseguenze, e le conseguenze le manda una persona che intende darvi seguito.
- L'automatismo deve fermarsi nell'istante in cui una fattura viene segnata come incassata — riconciliazione dei pagamenti e promemoria devono quindi essere lo stesso sistema, altrimenti un giorno solleciterete qualcuno che ha pagato la settimana scorsa.
È su quest'ultimo punto che crollano le soluzioni fatte in casa. Una voce nel calendario non sa che il denaro è arrivato. Sollecitare un cliente che ha già pagato costa più buona volontà che non sollecitare affatto.
Cosa vi spetta per il ritardo
Non serve una clausola nel contratto. Il decreto legislativo 231/2002 fa decorrere gli interessi moratori automaticamente dal giorno successivo alla scadenza e li fissa al tasso di riferimento della Banca centrale europea maggiorato di otto punti percentuali. Il tasso di riferimento viene stabilito ogni semestre, motivo per cui qui trovate la formula e non un numero.
C'è poi una voce che quasi nessuno chiede: al creditore spetta un importo forfettario di 40 euro a titolo di risarcimento per i costi di recupero, dovuto automaticamente e senza dover documentare nulla, oltre alle spese di recupero che riuscite a provare al di sopra di quella soglia. Su una fattura piccola quei 40 euro pesano più degli interessi.
L'aritmetica dell'escalation
A un certo punto sollecitare costa più della fattura. Tracciare quella linea in anticipo vi evita di spendere quaranta ore su un credito piccolo per principio, che è il modo più caro di avere ragione.
- Valutate il credito con la vostra tariffa. Una fattura piccola che richiederebbe un giorno di inseguimento vi è già costata più di quanto valga.
- Verificate se il cliente può pagare. Un'azienda in difficoltà è un problema diverso da un'azienda disorganizzata, e solo una delle due risponde alla pressione.
- Mandate voi la diffida per prima. È gratuita, risolve la maggior parte dei casi, e senza di essa né una società di recupero né un legale si muovono.
- Poi scegliete: recupero crediti, decreto ingiuntivo, oppure rinuncia consapevole. Rinunciare è una scelta legittima; arrivarci per sfinimento no.
Resta l'opzione che non contiene alcun sollecito: smettere di lavorare. Con una collaborazione in corso, sospendere la consegna è più rapido e più persuasivo di qualsiasi mail — a condizione che l'avessate annunciato prima. Tirarlo fuori per la prima volta al terzo mese suona come una minaccia; averlo nelle condizioni dal primo giorno lo rende una procedura.
Lo schema su cui vale la pena decidere
Una fattura scaduta è rumore. Un cliente che è in ritardo ogni volta è una decisione d'impresa che continuate a non prendere.
Il conto sfugge facilmente perché si nasconde nel vostro tempo non fatturato. Un cliente che con termini a 14 giorni paga a 40 si sta finanziando con i vostri soldi, e ogni ora passata a inseguirlo è un'ora senza fattura. Mettetelo nel prezzo — un acconto, un termine più breve o una tariffa che rifletta quell'amministrazione — oppure spostate quella capacità su chi paga puntuale. Entrambe le cose sono meglio della terza, che è non fare niente e covare rancore.
Promemoria che tacciono quando arriva il denaro
I primi tre gradini spettano al software — e funzionano solo se lo stesso sistema sa quali fatture sono state incassate. È quello che in Oplero fanno insieme le automazioni e la riconciliazione della notifica bancaria.