Eine Rechnung zu erzeugen ist nicht schwer, und jedes Werkzeug unten macht das gut. Zwei Dinge trennen sie trotzdem, und keines davon steht in einem Funktionsvergleich: was das Werkzeug in den Wochen nach Ablauf der Zahlungsfrist tut, und ob es die Anforderungen erfüllt, die hier gelten.
Es geht um Rechnungswerkzeuge, nicht um vollständige Buchhaltungsplattformen. Wer doppelte Buchführung, Lohnabrechnung und einen Zugang für die Steuerberatung im selben System braucht, kauft in einer anderen Kategorie ein, und das Günstigste von hier reicht dafür nicht.
Wie wir bewertet haben
- Was nach dem Versand passiert. Mahnungen, die von allein rausgehen, ein Überblick über Überfälliges und ein Nachweis darüber, wann was angemahnt wurde.
- Was eine Person tatsächlich zahlt. Der Großteil dieser Kategorie rechnet pro Konto ab und nicht pro Nutzer, was den üblichen Pro-Kopf-Vergleich irreführend macht.
- Ob kostenlos wirklich kostenlos heißt. Mehrere Werkzeuge hier haben einen echten Gratistarif, eines hat gar keinen bezahlten. Das ist mehr wert als ein Rabatt.
- Ob es zu Ihren Pflichten passt. Eine schöne Rechnung, die die Vorgaben nicht erfüllt, ist ein Risiko — und seit 2025 gilt hier die Empfangspflicht.
Wonach wir nicht bewertet haben
Vorlagendesign und Anzahl unterstützter Währungen. Vorlagen hat jeder genug und Währungen mehr als nötig. Beides hat seit Jahren keinen Kauf entschieden.
Die Auswahl auf einen Blick
| Werkzeug | Passt zu | Ab | Kostenlos |
|---|---|---|---|
| Zoho Invoice | Wer nichts zahlen möchte | Kostenlos | Das ganze Produkt |
| Invoice Ninja | Betrieb auf eigenem Server | 14 USD Konto/Mon. | 5 Kunden |
| Wave | Rechnungen neben einfacher Buchhaltung | 19 USD Konto/Mon. | Unbegrenzt Rechnungen |
| FreshBooks | Etabliertem Werkzeug mit Support | 23 USD Konto/Mon. | Keiner |
| Bonsai | Freiberuflern, die auch Verträge schicken | 9 USD Nutzer/Mon., jährlich | Keiner |
| Oplero | Rechnungen aus erfasster Arbeit | In der Beta kostenlos | Alles |
Das Ranking, Werkzeug für Werkzeug
Platz 1:Zoho Invoice
Einzelunternehmen, die ein vollständiges Rechnungswerkzeug und keine Rechnung dafür wollen
Kostenlos, ganz ohne bezahlten Tarif.Preise geprüft am 27. Juli 2026
Stärken
- Wirklich kostenlos — kein beschnittener Tarif unter einem bezahlten Produkt, sondern das ganze Werkzeug
- Angebote, Kundenportal, wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen inklusive
- Ausgereift: dreizehn Jahre lang ein bezahltes Produkt, bevor der Preis wegfiel
Was es kostet
- Die Zusage, kostenlos zu bleiben, ist ein Versprechen auf einer Marketingseite, kein Vertrag
- Kennt weder XRechnung noch ZUGFeRD und damit nicht die hiesigen Formatvorgaben
- Alles zieht in Richtung der übrigen Zoho-Produkte
Fazit. Der offensichtliche erste Halt, solange Sie noch unter die Übergangsregelung fallen. Sobald die Ausstellungspflicht greift, hilft der Preis nicht mehr.
Platz 2:Invoice Ninja
Leute, die ihre Rechnungsdaten auf dem eigenen Server halten wollen
Kostenlos für fünf Kunden. Ninja Pro kostet 14 USD im Monat oder 140 USD im Jahr, beworben als zwei Monate gratis.Preise geprüft am 27. Juli 2026
Stärken
- Das einzige Werkzeug hier, das Sie selbst hosten können — die Frage nach dem Datenstandort erledigt sich damit
- Zeiterfassung und Kundenportal stecken im Produkt statt danebenzuhängen
- Der Gratistarif begrenzt nicht die Rechnungen, sondern die Kunden, was für Freiberufler die richtige Reihenfolge ist
Was es kostet
- Selbst hosten ist eine echte Verpflichtung — Backups, Updates und Mailzustellung gehören dann Ihnen
- Die Formatpflichten müssen Sie selbst im Blick behalten
- Die gehostete Variante wirkt weniger poliert als die kommerzielle Konkurrenz
Fazit. Die stärkste Antwort, wenn Ihnen wichtig ist, wo die Daten liegen. Seien Sie nur ehrlich zu sich, ob Sie einen Server betreiben wollen.
Platz 3:Wave
Rechnungen, die neben einer einfachen Buchhaltung stehen sollen
Gratistarif mit unbegrenzt vielen Rechnungen. Pro kostet 19 USD im Monat oder 190 USD im Jahr. Kartenzahlungen kosten in jedem Tarif 2,9 % plus 0,60 USD je Transaktion.Preise geprüft am 27. Juli 2026
Stärken
- Unbegrenzt Rechnungen und Angebote im Gratistarif, dazu echte Buchungssätze
- Die Buchhaltungsseite sorgt dafür, dass Rechnungen nicht getrennt von den übrigen Zahlen liegen
- Einer der wenigen Gratistarife hier ohne Kundenlimit
Was es kostet
- Zahlungsgebühren fallen auch im Gratistarif an, „kostenlos“ beschreibt also die Software und nicht das Geld
- Verfügbarkeit und Zahlungsfunktionen unterscheiden sich je Land stärker, als die Preisseite nahelegt
- Für die deutschen Formatpflichten nicht gemacht
Fazit. Der beste Gratistarif für jemanden, der nebenbei Bücher führen will. Bevor Sie kostenlos für kostenlos halten, lesen Sie die Transaktionsgebühren.
Platz 4:FreshBooks
Kleine Betriebe, die einen bekannten Namen und jemanden zum Anrufen wollen
Ab 23 USD pro Konto und Monat, ein Nutzer inklusive, jeder weitere 11 USD. Zum Prüfzeitpunkt lief eine 90-Prozent-Aktion; 23 USD ist der reguläre Satz.Preise geprüft am 20. Juli 2026
Stärken
- Das rundeste Erlebnis in diesem Vergleich
- Zeiterfassung, Ausgaben und Angebote im selben Produkt
- Echter Support, was bei einer strittigen Rechnung mehr zählt, als es klingt
Was es kostet
- Der teuerste Einstiegspreis hier für eine einzelne Person
- Kein Gratistarif, nur 30 Tage Test
- Die deutschen Formatpflichten deckt es nicht ab, und bei dem Preis ärgert das
Fazit. Sein Geld wert, wenn Rechnungsstellung im Zentrum Ihrer Arbeit steht. Für die E-Rechnungspflicht ist es trotzdem keine Antwort.
Platz 5:Bonsai
Freiberufler, deren Papierkram vor der Rechnung beginnt
Ab 9 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, 15 USD monatlich. Kein Gratistarif, sieben Tage Test.Preise geprüft am 27. Juli 2026
Stärken
- Angebote, Verträge und elektronische Unterschriften neben der Rechnungsstellung — der tatsächliche freiberufliche Ablauf
- Der günstigste Pro-Kopf-Preis hier, wenn Sie wirklich einen Platz brauchen
- Hat eine Meinung dazu, wie freiberufliche Arbeit laufen sollte, und das hilft
Was es kostet
- Rechnet pro Nutzer ab, während der Rest der Kategorie pro Konto abrechnet — zwei Personen kosten doppelt
- Sieben Tage sind kurz für etwas, das man erst zum Monatsende ausprobiert
- Bei der reinen Rechnungsstellung schwächer als die Spezialisten; Sie kaufen die Suite
Fazit. Der richtige Kauf, wenn Verträge und Angebote so viel zählen wie Rechnungen. Wenn Sie nur abrechnen wollen, zahlen Sie für eine Suite, die Sie nicht öffnen.
Platz 6:Oplero
Teams, deren Rechnung das Ende erfasster Arbeit ist und keine eigene Aufgabe
Während der Beta kostenlos — alle Module, kein Platzlimit. Danach 1,99 USD pro Nutzer und Monat.
Stärken
- Die Rechnung entsteht aus erfassten Stunden und Aufgaben, eine Position kann also die Arbeit benennen, die sie abrechnet
- Eingehende Zahlungen werden automatisch gegen Bankbenachrichtigungen abgeglichen und die Rechnung als bezahlt markiert
- Rechnungen, Zeiten, Aufgaben und Support sind ein System, es wird also nichts dazwischen abgetippt
Was es kostet
- Auf tschechische Anforderungen gebaut — für die deutsche E-Rechnungspflicht ist es heute keine Lösung
- Noch in der Beta und jünger als alles darüber
- Wenn Sie nur Rechnungen verschicken wollen, macht ein dediziertes Werkzeug das besser
Fazit. Wir stehen wieder bewusst an letzter Stelle. Fünf davon können reine Rechnungsstellung besser als wir, und für die E-Rechnungspflicht ist keiner von uns die Antwort. Wählen Sie uns, wenn die Rechnung ein Nebenprodukt bereits erfasster Arbeit sein soll.
Was ein globales Werkzeug nicht für Sie löst
Hier kommt ein Faktor dazu, der in keinem internationalen Vergleich auftaucht: die E-Rechnungspflicht. Empfangen müssen alle Unternehmen im B2B-Verkehr bereits seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von Größe und Umsatz. Beim Ausstellen gilt eine Übergangsregelung bis Ende 2026; ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz strukturierte Rechnungen ausstellen, ab 2028 entfällt die Grenze. Zulässig sind nur Formate nach EN 16931, praktisch XRechnung oder ZUGFeRD.
Was passiert, wenn niemand zahlt
Das Verschicken ist die leichtere Hälfte. Ob ein Rechnungswerkzeug seinen Preis verdient, entscheiden die vier Wochen danach — und die werden kaum vorgeführt, weil sie nicht spannend sind.
- Automatische Mahnungen nach Zeitplan, damit das Nachfassen nicht davon abhängt, ob Sie daran denken
- Ein Überblick, was seit wann überfällig ist, ohne irgendetwas zu exportieren
- Zahlungsabgleich, damit sich eine Rechnung selbst als bezahlt markiert
- Ein Nachweis darüber, was wann rausging, für das Gespräch, in dem ein Kunde sagt, er habe nie etwas bekommen
Testen Sie diesen Weg vor dem Kauf. Schicken Sie sich selbst eine Rechnung, lassen Sie sie in den Einstellungen überfällig werden und sehen Sie zu, was das Werkzeug von allein tut. Mehrere tun gar nichts.
Was passt in welcher Lage
- Eine Person, ein paar Kunden, kein Budget — Zoho Invoice, solange die Übergangsregelung greift.
- Ihnen ist wichtig, wo die Daten physisch liegen — Invoice Ninja, selbst gehostet.
- Rechnungen plus ein Ort für die Bücher — Wave, nach Lektüre der Transaktionsgebühren.
- Sie wollen ein bekanntes Produkt und echten Support — FreshBooks.
- Verträge und Angebote zählen so viel wie Rechnungen — Bonsai.
- Die Ausstellungspflicht greift bei Ihnen — ein für diesen Markt gebautes Werkzeug, vor jedem Preisargument.
- Die Rechnung soll aus bereits erfasster Arbeit entstehen — da sitzen wir.