Zeiterfassung hat einen schlechten Ruf, und der ist verdient. Die Erfahrung der meisten besteht aus zwei Wochen gewissenhaftem Timer, drei Wochen leeren Tagen und einem Nachmittag, an dem ein ganzer Monat aus Gedächtnis und Kalendereinträgen rekonstruiert wird. Danach das Fazit: bei mir funktioniert das nicht.
Gescheitert ist aber nicht die Disziplin, sondern der Aufbau. Die Stunden hingen an nichts Bestimmtem, beantworteten damit keine Frage, also sah niemand hinein — und was niemand ansieht, lässt sich nicht dauerhaft pflegen.
Entscheiden Sie zuerst, woran eine Stunde hängt
Diese Entscheidung bestimmt, ob die Erfassung etwas nützt, und sie fällt häufiger zufällig als absichtlich. Es gibt drei Ebenen, und die richtige hängt davon ab, was Sie mit den Zahlen vorhaben.
| Stunde hängt an | Beantwortet | Kosten |
|---|---|---|
| Dem Kunden | Verdiene ich an diesem Kunden? | So gut wie keine |
| Dem Projekt | Ist dieser Auftrag über oder unter Plan gelandet? | Gering, und für die meisten ausreichend |
| Der Aufgabe | Welche Teile der Arbeit unterschätze ich immer? | Echt, und nur bei Festpreisen lohnend |
Die meisten Selbstständigen sollten auf Projektebene erfassen und dort aufhören. Aufgabenebene hat echten Wert, wenn Sie Festpreise verkaufen, weil sie das Einzige ist, was eine Schätzung verbessert — sie ist aber auch die Ebene, auf der Menschen aufgeben, weil sie verlangt, jede zwanzig Minuten des Tages einzuordnen.
Laufender Timer oder Tagesnachtrag
Zwei Methoden, und der ehrliche Vergleich ist nicht der, den Anbieter ziehen.
- Ein laufender Timer ist genau und zerbrechlich. Er hält fest, was tatsächlich passiert ist, und bricht beim ersten Mal, wenn Sie ihn vergessen, ein Telefonat annehmen oder ohne offene App arbeiten.
- Der Nachtrag am Abend ist robust und ungefähr. Sie verpassen keinen Tag, und Sie runden alles unbemerkt auf halbe Stunden zu Ihren Gunsten.
In der Praxis gewinnt die Kombination: Timer, wenn Sie in Blöcken an einer Sache arbeiten, und fünf Minuten Nachtrag an jedem Tag, den der Timer nicht überlebt hat. Was immer verliert, ist eine ganze Woche am Freitag zu rekonstruieren. Eine am Freitag rekonstruierte Woche ist erfundene Woche, und ihre schlimmste Eigenschaft ist, dass sie wie Daten aussieht.
Geleistet und abrechenbar sind zwei Spalten
Diese Unterscheidung macht aus Zeiterfassung etwas, das Entscheidungen ändert, statt einer Buchhaltungspflicht. Geleistet ist, was Sie getan haben. Abrechenbar ist, was der Kunde zu zahlen zugesagt hat. Beides ist nie dasselbe, und in der Lücke dazwischen verschwindet Ihr effektiver Satz.
Erfassen Sie beides zu jedem Eintrag und entscheiden Sie das Kennzeichen beim Erfassen, nicht bei der Rechnungsstellung. Bei der Rechnungsstellung entscheiden heißt unter Zeitdruck entscheiden, in großer Menge, über Einträge, die Sie nicht mehr erinnern — und genau dann wird nicht abrechenbare Arbeit still abgerechnet und abrechenbare still abgeschrieben.
- Nacharbeit durch Ihren eigenen Fehler: geleistet, nicht abrechenbar. Das im Moment des Geschehens zu entscheiden ist viel leichter als drei Wochen später.
- Nacharbeit durch ein geändertes Briefing: abrechenbar, und als Änderung markieren, solange der Kunde sich an seine Bitte erinnert.
- Das Gespräch, in dem die Änderung gewünscht wurde: abrechenbar, wenn Sie Gespräche abrechnen — und das hätte im Angebot stehen sollen.
- Das Einarbeiten in ein Werkzeug, das der Auftrag verlangte: geleistet. Ob abrechenbar, entscheiden Sie einmal in Ihren Bedingungen, nicht pro Eintrag.
Teilen Sie den fakturierten Jahresumsatz durch die erfassten geleisteten Stunden, und Sie erhalten den effektiven Satz — den einzigen Satz, der Ihr Geschäft beschreibt. Er liegt meist deutlich unter Ihrem Listensatz, und die Differenz besteht genau aus den Einträgen oben.
Schreiben Sie den Eintrag für die Person, die ihn hinterfragt
Jeder Eintrag hat zwei Leser: Sie selbst im nächsten Monat, wenn Sie herausfinden wollen, wo ein Projekt geblieben ist, und die Buchhaltung des Kunden, die entscheidet, ob eine Position freigegeben wird. Beide brauchen dasselbe — einen Satz, der ohne Sie im Raum etwas bedeutet.
- „Entwicklung, 6 Std.“ sagt niemandem etwas und lädt zur Rückfrage über die Gesamtsumme ein.
- „Warenkorb: Rundung der Umsatzsteuer bei rabattierten Positionen korrigiert, 6 Std.“ beendet das Gespräch, bevor es beginnt.
- Benennen Sie das Ergebnis, nicht die Tätigkeit. „Besprechung“ ist eine Tätigkeit, „Umfangsklärung Phase 2“ ist ein Ergebnis.
Die zweite Fassung kostet vier Sekunden mehr und spart die zwanzig Minuten, die Sie unter Druck mit der Rekonstruktion verbringen würden. Sie verändert auch, worüber der Kunde diskutiert: eine konkrete Position lädt zu einer Frage über die Arbeit ein, eine vage zu einer Frage über die Zahl.
Aus Stunden etwas machen, das der Kunde freigibt
Den letzten Schritt lassen die meisten Aufbauten weg, und genau hier zahlt sich Zeiterfassung aus oder wird zum internen Ritual. Die Stunden müssen Ihr Werkzeug in einer Form verlassen, die der Kunde ansehen und bestätigen kann, bevor daraus eine Rechnung wird.
Dann ändern sich zwei Dinge. Streit verschiebt sich von nach der Rechnung auf davor, und das ist ein völlig anderes Gespräch — Sie bitten jemanden, eine Zusammenfassung zu bestätigen, nicht eine Forderung zu rechtfertigen. Und die Freigabe wird ein Fakt mit Datum, sodass die folgende Rechnung die Antwort auf „wofür ist das“ schon mitbringt.
Worauf Sie bei einer Zeiterfassung achten sollten
Der Kaufratgeber behandelt die Fragen, die dieser Beitrag voraussetzt: woran eine Stunde hängen kann, wer sie freigibt, ob nicht abrechenbare Zeit vollwertig ist, und wie die Stunden aus dem Timer in eine Rechnung kommen.