Měření času má špatnou reputaci a zaslouženě. Většina lidí má za sebou čtrnáct dní svědomitého časovače, pak tři týdny prázdných dnů a nakonec odpoledne strávené rekonstrukcí měsíce z paměti a kalendáře. A závěr: mně tohle nefunguje.
Neselhala ale disciplína. Selhalo nastavení. Hodiny se zapisovaly k ničemu konkrétnímu, takže neodpovídaly na žádnou otázku, takže se do nich nikdo nedíval — a v tom, do čeho se nikdo nedívá, není možné dlouho pokračovat.
Nejdřív rozhodněte, k čemu se hodina váže
Tohle rozhodnutí určuje, jestli bude měření k něčemu, a padá častěji náhodou než záměrně. Existují tři úrovně a správná závisí na tom, co s těmi čísly chcete dělat.
| Hodina se váže na | Odpovídá na | Cena |
|---|---|---|
| Klienta | Vydělávám na tomhle klientovi? | Skoro žádná |
| Projekt | Vyšla tahle zakázka nad, nebo pod? | Nízká, a většině lidí to stačí |
| Úkol | Které části práce soustavně nedoceňuju? | Reálná, a vyplatí se jen u fixních cen |
Většina lidí na volné noze by měla měřit na úroveň projektu a tam skončit. Měření po úkolech má skutečnou cenu, pokud prodáváte fixní ceny, protože je to jediná věc, která zlepší odhad — ale je to zároveň úroveň, na které to lidé vzdávají, protože po vás chce zaškatulkovat každých dvacet minut dne.
Běžící časovač, nebo dopsání dne
Dvě metody, a poctivé srovnání není to, které dělají dodavatelé nástrojů.
- Běžící časovač je přesný a křehký. Zapíše, co se skutečně dělo, a rozbije se poprvé, když ho zapomenete zapnout, vezmete telefon nebo pracujete někde, kde nemáte otevřenou aplikaci.
- Dopsání dne na konci je robustní a přibližné. Nezmeškáte žádný den a zároveň všechno zaokrouhlíte na půlhodiny ve svůj prospěch, aniž byste si toho všiml.
V praxi vyhrává kombinace: časovač, když pracujete v blocích na jedné věci, a pětiminutové dopsání na konci každého dne, který časovač nepřežil. Co prohrává vždycky, je rekonstrukce týdne v pátek. Týden zrekonstruovaný v pátek je týden fikce, a jeho nejhorší vlastnost je, že vypadá jako data.
Odpracované a fakturovatelné jsou dva různé sloupce
Tohle je rozdíl, který z měření času udělá věc měnící rozhodnutí, a ne účetní povinnost. Odpracované je, co jste dělal. Fakturovatelné je, co klient odsouhlasil zaplatit. Nikdy to není totéž, a v mezeře mezi tím se ztrácí vaše efektivní sazba.
Zapisujte obojí u každého záznamu a o příznaku „fakturovatelné“ rozhodujte při zápisu, ne až při fakturaci. Rozhodovat při fakturaci znamená rozhodovat pod časovým tlakem, hromadně a u záznamů, které si už nepamatujete — a přesně tehdy se nefakturovatelná práce potichu vyfakturuje a fakturovatelná potichu odepíše.
- Předělávka kvůli vaší chybě: odpracované, nefakturovatelné. Rozhodnout to ve chvíli, kdy se to děje, je mnohem snazší než za tři týdny.
- Předělávka kvůli změně zadání: fakturovatelné, a označte to jako změnu, dokud si klient pamatuje, že o ni požádal.
- Schůzka, na které o změnu požádal: fakturovatelné, pokud schůzky fakturujete — a to jste měl napsat do nabídky.
- Naučení se nástroje, který zakázka vyžadovala: odpracované. Jestli je to fakturovatelné, si rozhodnete jednou v podmínkách, ne u každého záznamu.
Vydělte loňskou vyfakturovanou částku zapsanými odpracovanými hodinami a vyjde vám efektivní sazba, tedy jediná sazba, která vaši živnost popisuje. Bývá výrazně pod tou z ceníku, a ta mezera je složená přesně ze záznamů výše.
Záznam pište pro toho, kdo ho bude rozporovat
Každý záznam má dva čtenáře: vás za měsíc, když zjišťujete, kam se poděl projekt, a účetní vašeho klienta, která rozhoduje, jestli řádek schválí. Oba potřebují to samé — větu, která něco znamená i bez vás v místnosti.
- „Programování, 6 h“ nesděluje nikomu nic a zve k dotazu na celkovou částku.
- „Košík: oprava zaokrouhlování DPH u zlevněných položek, 6 h“ ten rozhovor ukončí, než začne.
- Pojmenujte výstup, ne činnost. „Schůzka“ je činnost, „Rozsah druhé etapy“ je výstup.
Druhá verze zabere o čtyři sekundy víc a ušetří dvacet minut, které byste nad ní strávil pod tlakem. A mění, o čem se klient hádá: konkrétní řádek zve k otázce o práci, vágní zve k otázce o čísle.
Jak z hodin udělat něco, co klient odsouhlasí
Poslední krok většina nastavení vynechá, a přitom právě tady se měření času buď zaplatí, nebo se z něj stane vnitřní rituál. Hodiny musí z nástroje odejít v podobě, na kterou se klient může podívat a říct ano — ještě než z nich vznikne faktura.
Když to uděláte, změní se dvě věci. Spory se přesunou z doby po faktuře na dobu před ní, a to je úplně jiný rozhovor — žádáte někoho, aby potvrdil souhrn, ne aby obhájil účtovanou částku. A schválení se stane faktem s datem, takže navazující faktura už odpověď na „za co to je“ nese v sobě.
Na co se u nástroje na měření času dívat
Průvodce výběrem řeší otázky, které tenhle článek předpokládá: k čemu se hodina může vázat, kdo ji schvaluje, jestli je nefakturovatelný čas rovnocenný a jak se hodiny dostanou z časovače do faktury.