Il tracciamento del tempo ha una cattiva reputazione, e se l'è guadagnata. L'esperienza della maggior parte delle persone sono due settimane di timer scrupoloso, poi tre settimane di giornate vuote, e infine un pomeriggio passato a ricostruire un mese dalla memoria e dal calendario. Poi la conclusione: a me questa cosa non funziona.
Ciò che è fallito però non è la disciplina, è l'impostazione. Le ore erano agganciate a niente in particolare, quindi non rispondevano a nessuna domanda, quindi nessuno le guardava — e in una cosa che nessuno guarda è impossibile perseverare.
Decidete prima a cosa si aggancia un'ora
È la decisione che determina se il tracciamento serve a qualcosa, e viene presa per caso più spesso che di proposito. Ci sono tre livelli, e quello giusto dipende da cosa intendete fare con i numeri.
| L'ora si aggancia a | Risponde a | Costo |
|---|---|---|
| Il cliente | Su questo cliente ci guadagno? | Quasi nessuno |
| La commessa | Questo lavoro è andato sopra o sotto? | Basso, e per la maggior parte basta |
| L'attività | Quali parti del lavoro sottovaluto sempre? | Reale, e conviene solo con i prezzi a forfait |
La maggior parte dei liberi professionisti dovrebbe tracciare a livello di commessa e fermarsi lì. Il livello di attività ha un valore autentico se vendete prezzi a forfait, perché è l'unica cosa che migliora un preventivo — ma è anche il livello a cui le persone si arrendono, perché chiede di classificare ogni venti minuti della giornata.
Timer in funzione oppure giornata compilata dopo
Due metodi, e il confronto onesto non è quello che fanno i fornitori.
- Un timer in funzione è preciso e fragile. Registra quello che è successo davvero, e si rompe la prima volta che dimenticate di avviarlo, prendete una telefonata o lavorate dove non avete l'app aperta.
- Compilare la giornata alla fine è robusto e approssimativo. Non perderete nessun giorno, e arrotonderete tutto alla mezz'ora a vostro favore senza accorgervene.
In pratica vince la combinazione: timer quando lavorate a blocchi su una cosa sola, e cinque minuti di compilazione alla fine di ogni giornata che il timer non ha superato. Ciò che perde sempre è ricostruire una settimana il venerdì. Una settimana ricostruita il venerdì è una settimana di finzione, e la sua peggiore proprietà è che sembra un dato.
Lavorato e fatturabile sono due colonne diverse
È la distinzione che trasforma il tracciamento del tempo da adempimento contabile in qualcosa che cambia le decisioni. Lavorato è quello che avete fatto. Fatturabile è quello che il cliente ha accettato di pagare. Non coincidono mai, e nello spazio tra i due se ne va la vostra tariffa effettiva.
Registrate entrambi su ogni voce e decidete il flag „fatturabile“ al momento della registrazione, non in fase di fatturazione. Decidere in fase di fatturazione significa decidere sotto pressione, in blocco, su voci che non ricordate più — ed è esattamente allora che il lavoro non fatturabile finisce silenziosamente in fattura e quello fatturabile viene silenziosamente abbandonato.
- Rifacimento per un vostro errore: lavorato, non fatturabile. Deciderlo nel momento in cui accade è molto più facile che tre settimane dopo.
- Rifacimento per un cambio di richiesta: fatturabile, e segnatelo come variante mentre il cliente ricorda di averla chiesta.
- La riunione in cui la variante è stata chiesta: fatturabile se fatturate le riunioni, e questo doveva essere scritto nel preventivo.
- Imparare uno strumento richiesto dall'incarico: lavorato. Se sia fatturabile lo decidete una volta nelle condizioni, non voce per voce.
Dividete il fatturato dell'anno scorso per le ore lavorate registrate e ottenete la tariffa effettiva, l'unica che descrive la vostra attività. Di norma sta ben sotto quella di listino, e quella differenza è composta esattamente dalle voci qui sopra.
Scrivete la voce per chi la contesterà
Ogni voce ha due lettori: voi stessi il mese prossimo, mentre capite dove è finita una commessa, e l'amministrazione del cliente, che decide se approvare una riga. Entrambi hanno bisogno della stessa cosa: una frase che significhi qualcosa senza voi nella stanza.
- „Sviluppo, 6 h“ non dice niente a nessuno e invita a una domanda sul totale.
- „Carrello: corretto l'arrotondamento dell'IVA sugli articoli scontati, 6 h“ chiude la conversazione prima che inizi.
- Nominate il risultato, non l'attività. „Riunione“ è un'attività; „Definizione del perimetro della fase 2“ è un risultato.
La seconda versione costa quattro secondi in più e risparmia i venti minuti che passereste a ricostruirla sotto pressione. Cambia anche su cosa discute il cliente: una riga concreta invita a una domanda sul lavoro, una vaga invita a una domanda sul numero.
Trasformare le ore in qualcosa che il cliente approva
L'ultimo passaggio è quello che la maggior parte delle configurazioni salta, ed è dove il tracciamento del tempo si ripaga oppure diventa un rito interno. Le ore devono uscire dal vostro strumento in una forma che il cliente possa guardare e approvare, prima di diventare una fattura.
Fatto questo, cambiano due cose. Le contestazioni si spostano da dopo la fattura a prima, e quella è una conversazione completamente diversa — chiedete a qualcuno di confermare un riepilogo, non di giustificare un addebito. E l'approvazione diventa un fatto con una data, così la fattura che segue porta già con sé la risposta a „per cosa è?“.
Cosa guardare in uno strumento di tracciamento
La guida all'acquisto affronta le domande che questo testo dà per scontate: a cosa può agganciarsi un'ora, chi la approva, se il tempo non fatturabile è di prima classe e come le ore passano dal timer alla fattura.