Mierzenie czasu ma złą reputację i zapracowało na nią. Doświadczenie większości ludzi to dwa tygodnie sumiennego licznika, potem trzy tygodnie pustych dni, a na koniec popołudnie spędzone na odtwarzaniu miesiąca z pamięci i kalendarza. I wniosek: mnie to nie działa.
Zawiodła jednak nie dyscyplina, a projekt całości. Godziny zapisywano do niczego konkretnego, więc nie odpowiadały na żadne pytanie, więc nikt do nich nie zaglądał — a w czymś, do czego nikt nie zagląda, nie da się długo wytrwać.
Najpierw zdecyduj, do czego przypisuje się godzina
To decyzja, która przesądza o użyteczności całego pomiaru, i częściej podejmuje się ją przez przypadek niż świadomie. Są trzy poziomy, a właściwy zależy od tego, co zamierzasz z tymi liczbami zrobić.
| Godzina przypisana do | Odpowiada na | Koszt |
|---|---|---|
| Klienta | Czy zarabiam na tym kliencie? | Prawie żaden |
| Projektu | Czy to zlecenie wyszło nad czy pod? | Niski, i większości wystarcza |
| Zadania | Które części pracy stale nie doceniam? | Realny, opłaca się tylko przy cenach ryczałtowych |
Większość freelancerów powinna mierzyć na poziomie projektu i na tym poprzestać. Pomiar po zadaniach ma prawdziwą wartość, jeśli sprzedajesz ceny ryczałtowe, bo tylko on poprawia wycenę — ale to również poziom, na którym ludzie się poddają, bo wymaga zaszufladkowania każdych dwudziestu minut dnia.
Działający licznik albo opisanie dnia po fakcie
Dwie metody, a uczciwe porównanie nie jest tym, które robią dostawcy narzędzi.
- Działający licznik jest dokładny i kruchy. Zapisuje, co faktycznie się działo, i psuje się przy pierwszym razie, gdy zapomnisz go włączyć, odbierzesz telefon albo popracujesz tam, gdzie nie masz otwartej aplikacji.
- Opisanie dnia na koniec jest odporne i przybliżone. Nie przegapisz żadnego dnia, a jednocześnie zaokrąglisz wszystko do połówek godzin na swoją korzyść, nawet tego nie zauważając.
W praktyce wygrywa połączenie: licznik, gdy pracujesz blokami nad jedną rzeczą, i pięciominutowe uzupełnienie na koniec każdego dnia, którego licznik nie przetrwał. Zawsze przegrywa odtwarzanie tygodnia w piątek. Tydzień odtworzony w piątek to tydzień fikcji, a jego najgorszą cechą jest to, że wygląda jak dane.
Przepracowane i fakturowalne to dwie różne kolumny
To rozróżnienie zmienia pomiar czasu z księgowego obowiązku w coś, co wpływa na decyzje. Przepracowane to, co zrobiłeś. Fakturowalne to, co klient zgodził się zapłacić. Nigdy nie jest to samo, a w luce między nimi ginie twoja efektywna stawka.
Zapisuj oba przy każdym wpisie i o znaczniku „fakturowalne“ decyduj w momencie zapisu, nie przy wystawianiu faktury. Decydowanie przy fakturze to decydowanie pod presją czasu, hurtowo i przy wpisach, których już nie pamiętasz — i właśnie wtedy praca niefakturowalna po cichu trafia na fakturę, a fakturowalna po cichu jest odpisywana.
- Poprawki z powodu twojego błędu: przepracowane, niefakturowalne. Rozstrzygnięcie tego w chwili, gdy się dzieje, jest znacznie łatwiejsze niż po trzech tygodniach.
- Poprawki z powodu zmiany założeń: fakturowalne, i oznacz to jako zmianę, póki klient pamięta, że o nią prosił.
- Spotkanie, na którym o zmianę poprosił: fakturowalne, jeśli fakturujesz spotkania — a to powinno stać w ofercie.
- Nauka narzędzia, którego wymagało zlecenie: przepracowane. Czy jest fakturowalne, rozstrzygasz raz w warunkach, nie przy każdym wpisie.
Podziel zafakturowaną kwotę z ostatniego roku przez zapisane godziny przepracowane i otrzymasz stawkę efektywną, jedyną, która opisuje twoją działalność. Zwykle jest wyraźnie poniżej stawki z cennika, a ta różnica składa się dokładnie z wpisów powyżej.
Wpis pisz dla tego, kto go zakwestionuje
Każdy wpis ma dwóch czytelników: ciebie za miesiąc, gdy ustalasz, gdzie się podział projekt, i księgowość klienta, która decyduje, czy zaakceptować pozycję. Oboje potrzebują tego samego — zdania, które coś znaczy bez ciebie w pokoju.
- „Programowanie, 6 h“ nie mówi nikomu nic i zaprasza do pytania o kwotę.
- „Koszyk: naprawa zaokrąglania VAT przy pozycjach z rabatem, 6 h“ kończy tę rozmowę, zanim się zacznie.
- Nazwij rezultat, nie czynność. „Spotkanie“ to czynność, „Ustalenie zakresu drugiego etapu“ to rezultat.
Druga wersja zajmuje o cztery sekundy dłużej i oszczędza dwadzieścia minut, które spędziłbyś na jej odtwarzaniu pod presją. Zmienia też, o co klient się spiera: konkretna pozycja zaprasza do pytania o pracę, ogólna do pytania o liczbę.
Jak z godzin zrobić coś, co klient zaakceptuje
Ostatni krok większość konfiguracji pomija, a właśnie tutaj pomiar czasu albo się spłaca, albo zamienia w wewnętrzny rytuał. Godziny muszą wyjść z narzędzia w formie, na którą klient może spojrzeć i powiedzieć „tak“ — jeszcze przed powstaniem faktury.
Wtedy zmieniają się dwie rzeczy. Spory przenoszą się z okresu po fakturze na okres przed nią, a to zupełnie inna rozmowa — prosisz kogoś o potwierdzenie podsumowania, nie o uzasadnienie obciążenia. A akceptacja staje się faktem z datą, więc kolejna faktura nosi odpowiedź na pytanie „za co to jest“ już w sobie.
Na co patrzeć w programie do rejestracji czasu
Poradnik zakupowy zajmuje się pytaniami, które ten tekst zakłada: do czego może przypisać się godzina, kto ją akceptuje, czy czas niefakturowalny jest równoprawny i jak godziny trafiają z licznika na fakturę.