Projekte als Freelancer richtig kalkulieren

Kunden mögen Festpreise, weil sie Unsicherheit beseitigen. Tatsächlich verschieben sie die Unsicherheit vom Kunden zu Ihnen: Sie haben zugesagt aufzufangen, was der Auftrag am Ende kostet. Richtig bepreist ist diese Verschiebung eine Leistung, für die man Geld nehmen darf. Falsch bepreist ist sie der Weg, auf dem ein ausgebuchtes Quartal kein Geld erzeugt.

Die Frage ist also nicht, ob man Festpreise anbietet. Sie ist, wie man sie als jemand anbietet, der an der Zahl gemessen wird.

Bauen Sie die Schätzung aus einer Aufgabenliste, nicht aus einem Gefühl

Der Instinkt sagt: das Briefing ansehen, die Größe spüren, eine Zahl nennen, die vertretbar wirkt. Diese Methode hat einen bestimmten Fehlermodus: sie schätzt die Arbeit, die Sie sich vorstellen können — und vorstellen können Sie sich den Teil, den Sie schon gemacht haben.

Zerlegen Sie den Auftrag stattdessen in Aufgaben, die klein genug sind, um in Stunden geschätzt zu werden; nichts größer als ein Tag. Was Sie nicht zerlegen können, ist keine Schätzung, sondern ein Risiko — und muss als solches benannt werden.

Multiplizieren Sie die Summe mit Ihrem Satz, und Sie haben einen Boden, keinen Preis. Was Sie über diesem Boden verlangen, ist eine eigene Entscheidung über Wert, Wettbewerb und darüber, wie sehr Sie den Auftrag wollen — aber Sie sollten nie erst nach der Annahme feststellen, dass Sie unter dem Boden lagen.

Die Positionen, die alle weglassen

Sehen Sie sich die Kalkulation oben an: vier der neun Positionen sind nicht das Handwerk selbst. Genau an diesen vier scheitern Festpreisprojekte, und in den meisten Angeboten fehlen sie.

• Korrekturen. Nicht ob sie kommen — wie viele enthalten sind. „Bis Sie zufrieden sind“ ist eine unbegrenzte Haftung in freundlicher Sprache.
• Besprechungen und E-Mails. Bei jedem längeren Projekt sind das Tage, keine Stunden. Entweder Sie schätzen es ausdrücklich oder Sie schlucken es still.
• Wartezeit. Zeit, in der Sie auf Inhalte, Zugänge oder eine Entscheidung warten, ist nicht kostenlos — sie zersplittert Ihren Kalender und schiebt die Arbeit in eine schlechtere Woche.
• Übergabe. Einweisung, Dokumentation und die zwei Wochen kleiner Rückfragen danach. Fast immer unkalkuliert, fast immer geleistet.
• Fremde Beteiligte. Die API, das Hosting oder die Freigabekette eines Dritten. Schätzen lässt sich das nicht, also benennen Sie es als Annahme.

Was im Angebot selbst stehen muss

Die Zahl ist der leichte Teil. Was Sie schützt, ist alles darum herum, und das meiste passt auf eine Seite.

1. Leistungsumfang als Ergebnisse, nicht als Tätigkeiten. „Fünf Seitenvorlagen“ ist ein Ergebnis; „Designarbeiten“ ist ein Streit, der auf seine Gelegenheit wartet.
2. Ausdrücklich, was nicht enthalten ist. Der Absatz mit den Ausschlüssen ist der wertvollste des Dokuments und derjenige, den Menschen weglassen, weil er negativ klingt.
3. Annahmen. Inhalte bis zu einem Datum geliefert, eine Runde gesammelten Feedbacks, Zugänge zu allem Nötigen. Jede Annahme ist eine Änderung, die nur darauf wartet, berechtigt zu sein.
4. Die Zahl der Korrekturrunden. Zwei sind üblich. Darüber gilt Ihr Stundensatz, und dass Sie es vorher sagen, macht das spätere Berechnen erst möglich.
5. Der Zahlungsplan. Anzahlung, ein oder zwei Meilensteine, Rest bei Übergabe — nicht eine Rechnung am Ende.
6. Die Bindefrist. Dreißig Tage sind Standard. Ohne sie kann ein Kunde einen halbjahresalten Preis annehmen, nachdem sich Ihre Kosten geändert haben.

Noch eines zur Zahl selbst: nennen Sie einen Preis, keine Spanne. Eine Spanne teilt mit, dass Sie es nicht wissen, und der Kunde liest die Untergrenze als Preis und die Obergrenze als Nachforderungsversuch. Ist die Unsicherheit echt, kalkulieren Sie den Teil, den Sie verstehen, und bieten den Rest separat an, sobald er beschreibbar ist.

Die Änderung, die in Woche drei eintrifft

Ausufernder Umfang ist selten ein Kunde, der sich schlecht verhält. Es ist ein Kunde mit einer vernünftigen neuen Idee, zu einem Zeitpunkt, an dem Ja zu sagen leichter erscheint als das Gespräch. Das Problem ist, dass die zehnte vernünftige Idee aus einem einträglichen Projekt ein schlechtes macht.

Die Lösung ist ein Verfahren und passt in zwei Sätze: den Wunsch annehmen, dann seine Kosten in Zeit und Geld nennen, bevor Sie irgendetwas davon tun. „Ja, machbar — das sind etwa sechs Stunden mehr und schiebt die Übergabe auf den 19. Soll ich?“ Damit beleidigen Sie niemanden, weil es eine Antwort ist und keine Ablehnung. Beleidigend ist die Rechnung, auf der unangekündigte Zusatzstunden auftauchen.

• Kalkulieren Sie die Änderung, wenn sie gewünscht wird, nicht am Ende. Am Ende wirkt sie wie eine Strafe, im Moment wie eine Wahl.
• Schriftlich, auch kurz. Eine E-Mail mit dem Vereinbarten reicht — und darauf berufen Sie sich später.
• Sagen Sie, was es mit dem Termin macht, nicht nur mit dem Preis. Die Terminwirkung ist oft der Grund, aus dem der Kunde den Wunsch selbst zurückzieht.

Das Einzige, was Ihr nächstes Angebot verbessert

Jedes Festpreisprojekt ist ein Versuch, dessen Ergebnis die meisten wegwerfen. Sie haben 127 Stunden geschätzt. Finden Sie heraus, was es tatsächlich gebraucht hat.

Machen Sie das drei oder vier Mal, und es zeigt sich ein Muster, das über Branchen hinweg bemerkenswert stabil ist: das Handwerk selbst landet nahe der Schätzung, und alles darum herum — Korrekturen, Koordination, Warten, Übergabe — läuft auf das Zwei- bis Dreifache des Angesetzten. Sobald Sie Ihren eigenen Faktor kennen, hören Ihre Schätzungen auf optimistisch zu sein, was keine Sorgfalt erreicht. Voraussetzung ist, die Stunden auch dort zu erfassen, wo niemand nach Stunden abrechnet — genau der Teil, den man auslässt.