Jak wycenić projekt jako freelancer

Klienci lubią ceny ryczałtowe, bo usuwają niepewność. To, co faktycznie robią, to przeniesienie tej niepewności z klienta na ciebie: zobowiązałeś się wchłonąć tyle, ile zlecenie ostatecznie będzie kosztować. Wycenione dobrze, to przeniesienie jest usługą, za którą warto brać pieniądze. Wycenione źle, jest sposobem, w którym z zapchanego kwartału nie wychodzą żadne pieniądze.

Pytanie nie brzmi więc, czy dawać ceny ryczałtowe. Brzmi: jak je dawać jako człowiek, który będzie z tej liczby rozliczony.

Wycenę buduj z listy zadań, nie z przeczucia

Instynkt każe spojrzeć na brief, poczuć jego rozmiar i podać liczbę, która wygląda na obronną. Ta metoda ma konkretny tryb awarii: szacuje pracę, którą potrafisz sobie wyobrazić — a potrafisz ją sobie wyobrazić dlatego, że już ją robiłeś.

Zamiast tego rozbij zlecenie na zadania dość małe, by dały się oszacować w godzinach; nic większego niż jeden dzień. To, czego nie potrafisz rozbić, nie jest szacunkiem, ale ryzykiem — i trzeba je nazwać ryzykiem.

Pomnóż sumę przez swoją stawkę i masz podłogę, nie cenę. To, ile weźmiesz powyżej tej podłogi, jest osobną decyzją o wartości, konkurencji i o tym, jak bardzo chcesz to zlecenie — ale nigdy nie powinieneś odkryć po przyjęciu, że byłeś pod podłogą.

Pozycje, które wszyscy pomijają

Spójrz na wycenę powyżej i zauważ, że cztery z dziewięciu pozycji to nie samo rzemiosło. Właśnie na tych czterech łamią się projekty ryczałtowe, i w większości ofert ich nie ma.

• Poprawki. Nie czy będą, ale ile ich jest w cenie. „Aż będzie pan zadowolony“ to nieograniczona odpowiedzialność sformułowana uprzejmie.
• Spotkania i maile. Przy jakimkolwiek dłuższym projekcie to dni, nie godziny. Albo oszacujesz to wprost, albo wchłoniesz po cichu.
• Czekanie. Czas, w którym jesteś zablokowany na treściach, dostępach albo decyzji, nie jest darmowy — rozdrabnia harmonogram i przesuwa pracę na gorszy tydzień.
• Przekazanie. Szkolenie, dokumentacja i dwa tygodnie drobnych pytań potem. Prawie nigdy niewycenione, prawie zawsze wykonane.
• Strony trzecie. Czyjeś API, hosting albo ścieżka akceptacji. Nie da się tego oszacować, więc nazwij to założeniem.

Co musi znaleźć się w samej ofercie

Liczba to łatwa część. Chroni cię wszystko wokół niej, a większość tego mieści się na jednej stronie.

1. Zakres jako rezultaty, nie jako czynności. „Pięć szablonów podstron“ to rezultat; „prace graficzne“ to kłótnia, która czeka na swoją okazję.
2. Wprost to, czego w cenie nie ma. Akapit z wyłączeniami jest najcenniejszą częścią dokumentu i jednocześnie tą, którą ludzie pomijają, bo brzmi negatywnie.
3. Założenia. Treści dostarczone do daty, jedna runda zebranych uwag, dostępy do tego, czego potrzebujesz. Każde założenie jest zmianą, która czeka, by stać się uprawniona.
4. Liczba rund poprawek. Dwie są typowe. Powyżej obowiązuje stawka godzinowa, a to, że powiesz to z góry, umożliwia naliczenie tego później.
5. Harmonogram płatności. Zaliczka, jeden lub dwa etapy, dopłata przy przekazaniu — nie jedna faktura na koniec.
6. Termin ważności oferty. Trzydzieści dni to standard. Bez tego klient może przyjąć półroczną cenę po tym, jak zmieniły się twoje koszty.

I jeszcze jedno o samej liczbie: podaj jedną cenę, nie widełki. Widełki komunikują, że nie wiesz, a klient przeczyta dolną granicę jako cenę, a górną jako próbę doliczenia. Jeśli niepewność jest realna, wyceń część, którą rozumiesz, a resztę zaproponuj osobno, gdy da się ją opisać.

Zmiana, która przychodzi w trzecim tygodniu

Rozlewanie zakresu rzadko jest klientem zachowującym się źle. To klient z rozsądnym nowym pomysłem w momencie, w którym powiedzenie „tak“ wygląda łatwiej niż ta rozmowa. Kłopot polega na tym, że dziesiąty rozsądny pomysł zmienia dochodowy projekt w zły.

Rozwiązanie jest proceduralne i mieści się w dwóch zdaniach: przyjmij prośbę, a potem podaj jej koszt w czasie i pieniądzach, jeszcze przed wykonaniem czegokolwiek. „Tak, to da się zrobić — dochodzi około sześciu godzin i przesuwa wydanie na 19. Dodać?“ Nikogo tym nie obrazisz, bo to odpowiedź, nie odmowa. Obraża faktura, na której pojawiają się niezapowiedziane dodatkowe godziny.

• Zmianę wyceniaj w chwili, gdy klient o nią prosi, nie na końcu. Na końcu wygląda jak kara, w momencie prośby jak wybór.
• Zapisz to, choćby krótko. Mail z tym, co ustalono, wystarcza — i to na niego będziesz się powoływał.
• Powiedz, co to robi z terminem, nie tylko z ceną. Wpływ na termin bywa tym, z powodu czego klient sam wycofuje prośbę.

Jedyna rzecz, która poprawia następną wycenę

Każdy projekt za cenę ryczałtową jest eksperymentem, którego wynik większość ludzi wyrzuca. Oszacowałeś 127 godzin. Sprawdź, ile zajęło naprawdę.

Zrób to trzy albo cztery razy i wyjdzie wzorzec zaskakująco stały w różnych branżach: samo rzemiosło wypada blisko szacunku, a wszystko wokół — poprawki, koordynacja, czekanie, przekazanie — idzie na dwa albo trzy razy tyle, ile założyłeś. Kiedy poznasz swój własny współczynnik, twoje wyceny przestaną być optymistyczne w sposób, którego żadną starannością nie osiągniesz. Wymaga to zapisywania godzin nawet przy zleceniu, którego nikt nie rozlicza godzinowo — i to jest część, którą ludzie pomijają.