Projektzeiterfassung: wie Sie die richtige Software auswählen
Fast jedes Tool misst Zeit korrekt. Der Unterschied liegt in allem, was danach passiert: wer die Stunden freigibt, was aus ihnen wird und ob sie jemals abgerechnet werden. Und zuerst in einer Frage, die in Deutschland vor allen anderen steht — geht es um Stunden für die Rechnung oder um die gesetzliche Arbeitszeiterfassung Ihrer Beschäftigten.
Worauf Sie achten sollten
Rechnen Sie Kunden ab oder erfassen Sie Arbeitszeit von Beschäftigten?
Das sind zwei Produkte. Projektzeiterfassung optimiert auf abrechenbare Genauigkeit, die gesetzliche Arbeitszeiterfassung auf Vollständigkeit, Manipulationssicherheit und Aufbewahrung. Das falsche zu kaufen ist in dieser Kategorie der häufigste Fehler.
Woran hängt eine Stunde?
Ein Tool, das nur Projekte kennt, erzeugt vage Rechnungspositionen. Hängt die Zeit an einer Aufgabe oder einem Ticket, kann die Rechnung die Arbeit benennen.
Wer gibt die Stunden frei?
Wenn ein Kunde die Summe bestätigen muss, bevor Sie fakturieren, prüfen Sie, ob das im Tool passieren kann oder wieder in E-Mails endet.
Entsteht daraus eine Rechnung?
Manche können das, manche erst ab einer höheren Tarifstufe, manche nie. Diese eine Antwort entscheidet in der Regel die engere Auswahl.
Lassen sich Einträge nachträglich korrigieren?
Niemand startet jeden Timer. Bequemes nachträgliches Bearbeiten ist der Unterschied zwischen Daten, die ungefähr stimmen, und Daten, denen niemand traut.
Wie entwickelt sich der Preis mit dem Team?
Ein Preis pro Nutzer ist bei gelegentlicher Nutzung teuer. Prüfen Sie, ob Teilzeitkräfte und Aushilfen vollwertige Plätze brauchen.
Was enthält der kostenlose Tarif wirklich?
Die kostenlosen Tarife schwanken hier stärker als irgendwo sonst — von unbegrenzt vielen Nutzern über fünf bis hin zu einem Platz und zwei Projekten.
Läuft es dort, wo gearbeitet wird?
Ein Timer, den man erst öffnen muss, wird seltener genutzt als einer, der in dem Tool sitzt, in dem man ohnehin schon ist.
Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung sind in Deutschland zwei verschiedene Dinge
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland schon heute nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen — und nicht erst, wenn der Gesetzgeber die Einzelheiten geregelt hat. Gemeint ist damit die Arbeitszeiterfassung: wann jemand angefangen, pausiert und aufgehört hat. Die Projektzeiterfassung, um die es auf dieser Seite geht, beantwortet eine andere Frage — welche Stunde auf welchen Kunden und welche Rechnung geht. Wer im deutschen Markt nach „Zeiterfassung“ sucht, findet meist Produkte für das Erste; die Tools auf dieser Seite lösen das Zweite.
- Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Pausen. Ihre Grundlage sind Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz, nicht Ihre Abrechnung
- Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren; Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten sind nach § 22 ArbZG bußgeldbewehrt, mit bis zu 30.000 Euro
- In den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und bei geringfügig Beschäftigten kommt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz hinzu
- Die Tools dieser Kategorie sind Personalsysteme — Crewmeister, clockin oder Factorial —, ausgelegt auf Vollständigkeit, Revisionssicherheit und Aufbewahrung, nicht auf Rechnungen
- Ein Abrechnungstimer erfüllt die gesetzliche Pflicht in aller Regel nicht, und ein Personalsystem erzeugt in aller Regel keine Rechnung — die Anforderungen ziehen in entgegengesetzte Richtungen
- Besteht ein Betriebsrat, ist die Ausgestaltung eines solchen Systems nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig
- Wer beides braucht, rechnet mit zwei Systemen. Die Ausgestaltung im Arbeitszeitgesetz war seit dem Beschluss Gegenstand eines Gesetzgebungsverfahrens — prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich auf die Zusage eines Anbieters verlassen
Welche Tools es am Markt gibt
Reine Timer
Machen eine Sache ausgezeichnet: starten, stoppen, verschlagworten, auswerten. Günstig, schnell eingeführt — und die Stunden enden in einem Bericht, mit dem jemand anders weiterarbeiten muss.
Automatische Tracker
Rekonstruieren den Tag aus der Aktivität, statt darauf zu bauen, dass jemand einen Timer startet. Am besten für Teams, deren Problem das Vergessen ist und nicht das Messen.
Tracker mit angeschlossener Rechnungsstellung
Decken den Schritt ab, den die meisten Teams wirklich brauchen — aus Stunden eine Rechnung zu machen. Das Projektmanagement drumherum ist meist dünn.
Stundenerfassung innerhalb eines größeren Tools
Der Timer sitzt an der Aufgabe oder dem Ticket, zu dem er gehört. Als Timer weniger fein, dafür landen die Stunden ohne Export an einer brauchbaren Stelle.
Was die Tools kosten
Einstiegspreise für einen Nutzer. Die kostenlosen Tarife unterscheiden sich hier stärker als die bezahlten und lohnen genaues Lesen. Clockify weist innerhalb der EU denselben Betrag in Euro aus; für die übrigen Tools ist kein europäischer Preis belegt, deshalb stehen sie in US-Dollar.
| Tool | Am besten für | Preis |
|---|---|---|
| Clockify | Die günstigsten bezahlten Plätze. | 3,99 € pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung; kostenlos bis 5 Nutzer |
| TimeCamp | Ein kostenloser Tarif für ein ganzes Team. | 3,99 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung; kostenloser Tarif unbegrenzt |
| My Hours | Einfache Auswertungen und Freigaben. | 4 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung; kostenlos bis 5 aktive Nutzer |
| Toggl Track | Der beste reine Timer samt Auswertungen. | 9 USD pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung |
| Harvest | Stunden und Ausgaben gemeinsam abrechnen. | 9 USD pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung; kostenlos 1 Platz, 2 Projekte |
| Timely | Automatische Erfassung ohne Timer zum Starten. | 9 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung; kein kostenloser Tarif |
| Everhour | Stundenerfassung innerhalb von Asana, Jira oder ClickUp. | 8,50 USD pro Platz, der bezahlte Tarif setzt jedoch mindestens 5 Plätze voraus |
| Oplero | Stunden, aus denen eine vom Kunden freigegebene Rechnung wird. | Während der Beta kostenlos, danach 1,99 € pro Nutzer und Monat |
Preise geprüft am 20. Juli 2026
Häufige Fehler
Ein Projekttool kaufen, um eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen
Die gesetzliche Arbeitszeiterfassung stellt Anforderungen an Vollständigkeit, Revisionssicherheit und Aufbewahrung, für die ein Abrechnungstool nie gebaut wurde. Prüfen Sie, was Sie als Arbeitgeber schulden, bevor Sie annehmen, ein Tool decke beides ab.
Nach dem Timer entscheiden statt nach dem, was danach kommt
Jedes Tool hier misst Zeit korrekt. Die Unterschiede liegen allesamt dahinter — Freigaben, Rechnungsstellung, wo die Stunden am Ende landen.
Den Listenpreis für den Einstiegspreis halten
Manche Tarife setzen eine Mindestzahl an Plätzen voraus. Der Preis pro Platz ist dann nicht der Betrag, den Sie tatsächlich ausgeben können.
Es einführen, ohne den Grund zu nennen
Eine Stundenerfassung ohne Erklärung wirkt wie Überwachung. Teams, die wissen, dass die Stunden der Abrechnung dienen, tragen sie ein; Teams, die es nicht wissen, tun es nicht.
Wo Oplero hineinpasst
Opleros Timer ist nicht feiner als der von Toggl Track oder Timely, und über die Tiefe der Auswertungen gewinnt Oplero auch nicht. Was es tut, ist sich zu weigern, die Stunden im Nichts enden zu lassen: Zeit hängt an der Aufgabe oder dem Kundenticket, aus dem sie entstanden ist, sammelt sich zu einem Leistungsnachweis, den der Kunde über einen Link ohne eigenes Konto freigibt, und wird mit einem Klick zur Rechnung. Zwei Dinge sollten Sie wissen: Oplero ist kein System für die gesetzliche Arbeitszeiterfassung und will auch keines sein, und Ausgaben oder Belege erfasst es nicht. Wenn Ihre Stunden heute schon über einen funktionierenden Weg auf einer Rechnung landen, lohnt der Wechsel dafür nicht. Wenn sie in einer Tabelle landen, vielleicht schon.
Häufige Fragen
Was ist die beste kostenlose Software für die Projektzeiterfassung?
TimeCamp hat den großzügigsten dauerhaft kostenlosen Tarif — unbegrenzt viele Nutzer und Projekte. Clockifys kostenloser Tarif reicht bis fünf Nutzer, der von My Hours bis fünf aktive Nutzer. Oplero ist während der Beta für alle kostenlos, ist aber ein deutlich breiteres Tool als ein Timer.
Welche Tools zur Stundenerfassung können auch Rechnungen stellen?
Harvest, Timely und Everhour rechnen aus erfassten Stunden ab, Clockify ab dem Tarif Standard. Oplero schiebt einen Schritt dazwischen: Der Kunde gibt den Leistungsnachweis frei, bevor daraus eine Rechnung wird.
Kann ich ein Tool für die Abrechnung und für die gesetzliche Arbeitszeiterfassung nutzen?
Selten gut. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, und dafür gelten Anforderungen an Vollständigkeit, Revisionssicherheit und Aufbewahrung, die ein Abrechnungstool nicht erfüllt. Umgekehrt schreibt ein Personalsystem keine Rechnung. Wer beides braucht, plant mit zwei Systemen.