Cosa deve contenere una fattura

Una fattura fa due cose che non hanno niente in comune. Chiede a una persona di pagarvi, ed è un documento fiscale che deve reggere il controllo di qualcun altro. La prima cosa spiega perché le fatture sono fatte come sono fatte. La seconda spiega perché tornano indietro.

L'errore quasi mai riguarda l'importo. È una partita IVA mancante, una data che contraddice un'altra data, un numero già usato tre mesi prima. Niente di tutto questo impedisce al cliente di pagare — impedisce al suo commercialista di registrare, che è lo stesso ritardo con una mail più imbarazzante. E in Italia c'è un passaggio in più: prima del commercialista c'è lo Sistema di Interscambio, che scarta e non discute.

Gli elementi che non sono mai opzionali

L'elenco completo è nell'articolo 21 del DPR 633/72. Questo è il nucleo — se qui manca qualcosa, il documento fa il primo lavoro e non passa il secondo.

• Chi siete: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA e codice fiscale.
• A chi fatturate: denominazione, indirizzo e partita IVA del cliente — il soggetto registrato, non il marchio con cui opera né la persona che vi ha commissionato il lavoro.
• Il codice destinatario o la PEC, che non è un elemento dell'articolo 21 ma senza cui lo SdI non consegna.
• Numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco.
• Data di emissione, e separatamente la data di effettuazione dell'operazione quando differisce.
• Natura, qualità e quantità dei beni o dei servizi, con un dettaglio che capisca anche un estraneo. „Prestazione professionale“ non è una descrizione.
• Imponibile, aliquota IVA e imposta — ciascuno sulla propria riga, non tutto in una cifra.
• La ritenuta d'acconto quando dovuta, sottratta dopo l'IVA.
• Il termine di pagamento come data e l'IBAN su cui volete il bonifico.

Su due vale la pena fermarsi, perché è lì che cominciano le discussioni.

Il cliente registrato, non il suo marchio

Vi ha incaricato una persona, avete concordato tutto per telefono, e paga una società di cui non avete mai visto scritta la denominazione. Se fatturate al marchio, avete indirizzato un documento a qualcosa che giuridicamente non esiste. Chiedete la partita IVA una volta, all'inizio, insieme al codice destinatario — è un minuto di lavoro e la causa più frequente di una fattura respinta.

Una descrizione che regge due anni

La prova non è se il cliente capisce la riga. È se fra due anni un verificatore capisce cosa è stato fornito. „Canone di ottobre“ non passa la prova. „Manutenzione del sito, ottobre 2026, 12 ore“ la passa — e ha l'effetto collaterale di chiudere la discussione su cosa comprendeva il canone.

Dove sbaglia la numerazione

Il numero deve identificare la fattura in modo univoco. Questo lo sanno quasi tutti. Quello che sorprende è che la serie non può avere un buco che non sapete spiegare — quindi una fattura già trasmessa non si cancella. Con lo SdI il problema si risolve da sé, nel senso peggiore: quella fattura è già altrove.

Avete mandato un importo sbagliato? Si corregge con una nota di credito che richiama il documento originale, non con un XML riscritto e ritrasmesso con lo stesso numero. La copia del cliente e la vostra devono restare identiche, e una volta che il documento è uscito, modificarlo sul posto rompe esattamente questo.

IVA, ritenuta e bollo virtuale

Nel regime forfettario non applicate l'IVA, e questo va scritto in fattura con il riferimento normativo: operazione effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge 190/2014. Una fattura senza riga d'imposta e senza spiegazione sembra una fattura a cui l'imposta è sfuggita, e il commercialista del cliente non può distinguere i due casi.

Se siete un professionista che fattura a un'impresa o a un altro professionista, c'è una riga in più: la ritenuta d'acconto, di norma il 20 per cento sul compenso. Non è uno sconto — è denaro che il vostro committente versa all'erario per voi e che ritrovate in dichiarazione. Verso i privati non si applica.

• Impresa o professionista in Italia, prestazione professionale: IVA sommata, ritenuta sottratta dopo.
• Privato in Italia: IVA sì, ritenuta no. Applicare la ritenuta a un privato è un classico.
• Impresa in un altro paese UE: entrambe le partite IVA in fattura, senza imposta, e l'indicazione dell'inversione contabile.
• Cliente extra UE: normalmente fuori campo, ma dipende da cosa avete venduto e da dove si trova il cliente.

Quando basta una fattura semplificata

La fattura semplificata prevista dall'articolo 21-bis è ammessa entro un ammontare complessivo modesto e permette di identificare il cliente con la sola partita IVA o il solo codice fiscale, senza denominazione e indirizzo. Non è esonero dallo SdI: va trasmessa comunque.

Per qualunque cosa chiamereste una commessa, mettete in conto l'elenco completo. E un avvertimento pratico: se il cliente deve detrarre l'IVA vi chiederà la fattura ordinaria in ogni caso. La forma semplificata esiste per il caffè, non per il canone mensile.

La parte che decide se venite pagati

Tutto quello che precede rende la fattura valida. Niente di tutto questo la rende pagata. A deciderlo sono tre righe che di solito si scrivono per ultime e senza pensarci.

1. Un termine come data precisa. „30 giorni“ obbliga chi legge a fare un conto, e il conto torna a suo favore.
2. Una causale con il numero della fattura, e la stessa nella vostra contabilità. Senza, riconciliare incassi e fatture è lavoro manuale che rifarete ogni mese per sempre.
3. Un IBAN, detto senza giri di parole. Offrire tre modalità di pagamento invita a una decisione, e una decisione è un ritardo.

C'è poi un termine di cui nessuno parla: emettete la fattura il giorno in cui il cliente accetta il lavoro. Una fattura emessa due settimane dopo ha già consumato due settimane della propria scadenza, e ognuno di quei giorni è uscito dalla vostra cassa, non dalla sua. Con lo SdI, del resto, il termine di dodici giorni non è un consiglio.

Conservazione e la differenza che fa

Le scritture e i documenti contabili si conservano dieci anni secondo il codice civile, e per le fatture elettroniche non basta salvare l'XML in una cartella: serve la conservazione a norma, con marca temporale e indice, per tutto il periodo. Molti pensano di essere a posto perché il file è nel gestionale, che è un'altra cosa.

Conservate la versione consegnata dallo SdI, non solo il record del programma che l'ha generata, e verificate chi si occupa della conservazione: alcuni gestionali la includono, altri la vendono a parte, altri non la fanno affatto e non lo dicono con chiarezza.

Sette controlli, e due — la serie e il bollo — non dovreste farli a mano per niente. Numerazione, date e righe d'imposta sono esattamente i campi che deve compilare un programma, ed è il motivo per cui un modello in un elaboratore di testi è il posto sbagliato dove tenerli.