Co musí obsahovat faktura

Faktura dělá dvě nesouvisející věci. Žádá člověka, aby vám zaplatil, a zároveň je to doklad, který musí obstát při cizí kontrole. To první je důvod, proč faktury vypadají, jak vypadají. To druhé je důvod, proč se vracejí.

Chyba přitom skoro nikdy není v částce. Bývá to chybějící IČO, datum, které si odporuje s jiným datem, nebo číslo, které už jednou padlo před třemi měsíci. Ani jedno klientovi nezabrání zaplatit — zabrání to jeho účetní zaúčtovat, což je nakonec stejné zdržení a trapnější e-mail.

Údaje, které nejsou volitelné nikdy

Tohle je jádro, které platí i pro neplátce. Když tu něco chybí, dělá dokument první práci a na té druhé selže.

• Kdo jste: jméno nebo firma, sídlo, IČO a údaj o zápisu do obchodního nebo živnostenského registru. Tohle vyžaduje § 435 obč. zák. u každého podnikatele, i když nejste plátce.
• Komu fakturujete: obchodní firma a sídlo odběratele, jak je vedený v registru — ne značka, pod kterou vystupuje, a ne jméno člověka, který vám práci zadal.
• Evidenční číslo dokladu z řady, která se neopakuje a nemá nevysvětlené mezery.
• Datum vystavení, a zvlášť datum uskutečnění plnění, když se od něj liší.
• Rozsah a předmět plnění tak, aby to pochopil cizí člověk. „Konzultace“ není popis.
• Částka, a u plátce základ daně, sazba a výše daně v korunách na samostatných řádcích.
• Datum splatnosti jako datum, číslo účtu a variabilní symbol.

U dvou z nich se vyplatí zastavit, protože právě tam začínají dohady.

Odběratel podle registru, ne podle značky

Zakázku vám zadal člověk, dohodli jste se po telefonu a platí to firma, jejíž zapsaný název jste nikdy neviděl napsaný. Když vyfakturujete značku, adresoval jste doklad něčemu, co právně neexistuje. Vyžádejte si jednou na začátku IČO a zbytek si nechte natáhnout z ARES — je to otázka minuty a nejčastější důvod, proč se faktura vrací.

Popis, který obstojí za dva roky

Test není v tom, jestli řádku rozumí váš klient. Je v tom, jestli za dva roky pozná kontrolor, co se vlastně dodalo. „Říjnová paušální platba“ tímhle testem neprojde. „Správa webu, říjen 2026, 12 hodin“ projde — a má vedlejší efekt, že ukončí debatu o tom, co v tom paušálu vlastně bylo.

Kde se chybuje v číslování

Evidenční čísla musí být jednoznačná a navazovat. To ví většina lidí. Co je zaskočí, je že v řadě nesmí být mezera, kterou nedokážete vysvětlit — takže už vystavenou fakturu nemůžete smazat.

Odeslali jste špatnou částku? Řeší se to opravným daňovým dokladem, který se odkazuje na původní, ne potichu přepsaným PDF pod stejným číslem. Kopie u klienta a vaše musí zůstat shodné, a jakmile doklad opustí vaše ruce, přepsáním na místě se tohle rozbije.

Řádky s daní a ten, na který se zapomíná

Nejste-li plátce DPH, napište to na fakturu. Doklad bez daňového řádku a bez vysvětlení vypadá jako doklad, kde se na daň zapomnělo, a účetní vašeho klienta ten rozdíl nepozná. Věta „Nejsem plátce DPH“ to uzavře.

Jste-li plátce, patří na doklad základ daně, sazba a výše daně v korunách — i když fakturujete v eurech, protože daň se vyčísluje v české valutě. U práce přes hranice přidejte jeden řádek navíc: fakturujete-li firmě do jiného státu EU, daň se obvykle přenáší na ni, což platí jenom tehdy, když jsou na dokladu obě DIČ a je uvedeno, že daň odvede zákazník. Když to chybí, je ta daň vaše.

• Český plátce: základ, sazba a daň v korunách, vždy rozepsané.
• Firma v jiném státě EU: obě DIČ na dokladu, daň neúčtujete a doplníte údaj „daň odvede zákazník“.
• Klient mimo EU: obvykle mimo předmět české daně, ale záleží na tom, co jste dodal a kde je zákazník.
• Fyzická osoba nepodnikatel: jiný režim, a jediný případ, kdy vám cena bez daně vyvolá reklamaci.

Kdy stačí zjednodušený daňový doklad

Do celkové částky 10 000 Kč umožňuje § 30 zákona o DPH vystavit zjednodušený daňový doklad a § 30a určuje, co na něm musí být. Hlavní rozdíl: nemusíte na něm identifikovat odběratele ani vyčíslit daň, stačí částka, ze které se dá spočítat.

Má to ale výjimky — nejde ho použít třeba u dodání zboží do jiného členského státu osvobozeného od daně ani u plnění, kde daň odvádí odběratel. A u čehokoli, co byste nazval zakázkou, počítejte s plným seznamem. Zjednodušený doklad je na kávu, ne na paušál.

Část, která rozhoduje o tom, jestli dostanete zaplaceno

Všechno výše dělá fakturu platnou. Nic z toho ji nedělá zaplacenou. O tom rozhodují tři řádky, které se obvykle doplňují jako poslední.

1. Splatnost jako konkrétní datum. „Do 14 dnů“ nutí čtenáře počítat, a spočítá to ve svůj prospěch.
2. Variabilní symbol, a ten samý ve vaší evidenci. Bez něj je párování platby s fakturou ruční práce, kterou budete dělat každý měsíc navždy.
3. QR platba. Česká bankovní aplikace z ní předvyplní příkaz, což zkrátí dobu do úhrady spolehlivěji než jakákoli upomínka.

A ještě jedna věc, o které se nemluví: pošlete fakturu v den, kdy klient práci přijme. Faktura vystavená o dva týdny později už dva týdny své splatnosti prožila, a každý ten den šel z vašeho cash flow, ne z klientova.

Archivace a otázka formátu

Daňové doklady se podle § 35 zákona o DPH uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Po celou tu dobu musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost — což v praxi znamená držet tu verzi, kterou dostal klient, ne záznam v nástroji, který ji vygeneroval. A držet ji jinde než na jednom notebooku.

V Česku zatím žádná povinnost elektronické fakturace mezi podnikateli neplatí a podle směrnice ViDA přijde nejdřív v červenci 2030 pro přeshraniční plnění, u tuzemských má stát čas do roku 2035. To ale neznamená, že se vás netýká: fakturujete-li do Německa nebo Polska, promítnou se do vaší faktury jejich pravidla, ne naše.

Sedm kontrol, z nichž jednu — návaznost řady — byste vůbec neměl dělat ručně. Číslování, data a daňové řádky jsou přesně ta pole, která má vyplňovat program, a proto je šablona ve Wordu špatné místo, kde je držet.