Una factura hace dos cosas que no tienen relación entre sí. Pide a una persona que te pague, y es un documento que tiene que aguantar una inspección ajena. Lo primero explica por qué las facturas se diseñan como se diseñan. Lo segundo explica por qué vuelven.
El fallo casi nunca está en el importe. Es un NIF que falta, una fecha que contradice a otra fecha, o un número que ya apareció hace tres meses. Nada de eso impide al cliente pagar — impide a su asesoría contabilizarlo, que es el mismo retraso con un correo más incómodo.
Los datos que nunca son opcionales
La lista completa está en el artículo 6 del RD 1619/2012. Este es su núcleo — si falta algo de aquí, el documento hace el primer trabajo y suspende el segundo.
- Quién eres: nombre y apellidos o razón social, domicilio y NIF.
- A quién facturas: nombre o razón social del destinatario, domicilio y su NIF — la entidad del registro, no la marca con la que opera ni la persona que te encargó el trabajo.
- Número y, en su caso, serie, correlativos dentro de cada serie y sin huecos.
- Fecha de expedición, y aparte la fecha de la operación cuando sea distinta.
- Descripción de la operación con el detalle suficiente para que la entienda alguien de fuera. „Servicios profesionales“ no es una descripción.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado, cuota de IVA y total — cada cosa en su línea, no todo en una cifra.
- La retención de IRPF cuando corresponda, restada después del IVA.
- Fecha de vencimiento y la cuenta donde quieres el dinero.
En dos conviene detenerse, porque ahí empiezan las discusiones.
El cliente del registro, no su marca
Te contrató una persona, lo hablasteis por teléfono, y paga una empresa cuya razón social nunca has visto escrita. Si facturas a la marca, has dirigido un documento a algo que legalmente no existe. Pide el NIF una vez, al principio, y comprueba el resto — es un minuto de trabajo y la causa más frecuente de que una factura vuelva.
Una descripción que sobreviva dos años
La prueba no es si tu cliente entiende la línea. Es si dentro de dos años un inspector puede saber qué se entregó. „Cuota de octubre“ no pasa la prueba. „Mantenimiento de la web, octubre de 2026, 12 horas“ sí — y tiene el efecto secundario de cerrar la conversación sobre qué incluía la cuota.
Dónde falla la numeración
Los números deben ser correlativos dentro de cada serie. Eso lo sabe casi todo el mundo. Lo que sorprende es que la serie no puede tener un hueco que no sepas explicar — es decir, no puedes borrar una factura ya expedida.
¿Has mandado un importe equivocado? Se corrige con una factura rectificativa que se refiera a la original, no con un PDF reescrito en silencio con el mismo número. La copia del cliente y la tuya tienen que seguir siendo idénticas, y en cuanto el documento sale de tus manos, editarlo en el sitio rompe justo eso.
El IVA, la retención y el orden entre los dos
Si tu actividad está exenta de IVA, dilo en la factura y cita el artículo que aplicas. Una factura sin línea de impuesto y sin explicación parece una factura a la que se le olvidó el impuesto, y la asesoría de tu cliente no puede distinguirlo.
Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro profesional en España, hay una línea más: la retención de IRPF. El tipo general es el 15 por ciento, y el 7 por ciento durante el año de alta y los dos siguientes si es tu primera actividad profesional. No es un descuento — es dinero que tu cliente ingresa a Hacienda en tu nombre y que recuperas en la declaración.
- Empresa o profesional en España, actividad profesional: IVA sumado, retención restada después.
- Particular en España: IVA sí, retención no. Facturar con retención a un particular es un error clásico.
- Empresa en otro país de la UE: los dos NIF-IVA en la factura, sin IVA, y una línea indicando la inversión del sujeto pasivo.
- Cliente fuera de la UE: normalmente no sujeto, pero depende de qué vendiste y dónde está el cliente.
El orden importa y se equivoca a menudo: la retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA, y se resta al final. Con base 1.000, el IVA suma 210 y la retención resta 150, así que cobras 1.060 aunque hayas facturado 1.210.
Cuándo vale una factura simplificada
Se puede expedir factura simplificada cuando el importe no supera los 400 euros IVA incluido, y hasta 3.000 euros IVA incluido en las actividades en las que tradicionalmente se autorizaron los tiques: comercio al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquerías, aparcamientos, autopistas de peaje y algunas más. No hace falta identificar al destinatario.
Pero para cualquier cosa que llamarías un encargo, cuenta con la lista completa. Y una advertencia práctica: si tu cliente necesita deducir el IVA, va a pedirte factura completa de todas formas. La simplificada existe para el café, no para la cuota mensual.
La parte que decide si cobras
Todo lo anterior hace que la factura sea válida. Nada de eso hace que se pague. Eso lo deciden tres líneas que suelen escribirse al final y de cualquier manera.
- Un vencimiento como fecha concreta. „30 días“ obliga a quien lee a hacer una cuenta, y la cuenta sale a su favor.
- Un concepto de transferencia con el número de factura, y el mismo en tu registro. Sin él, cuadrar cobros con facturas es trabajo manual que repetirás cada mes para siempre.
- Una cuenta, dicha sin rodeos. Ofrecer tres formas de pago invita a decidir, y decidir es retrasar.
Y un plazo del que nadie habla: emite la factura el día en que el cliente da el trabajo por bueno. Una factura emitida dos semanas tarde ya se ha gastado dos semanas de su vencimiento, y cada uno de esos días salió de tu caja, no de la de tu cliente.
Conservación y la cuestión del programa
Las facturas se conservan mientras Hacienda pueda revisarlas — cuatro años de prescripción fiscal contados desde el fin del plazo de presentación — y el Código de Comercio manda guardar la documentación del negocio seis años. Trabaja con el plazo largo, y guarda la versión que recibió el cliente, no solo el registro del programa que la generó.
El cambio grande no está en la factura, sino en el programa. Verifactu obliga a usar sistemas de facturación que cumplan el reglamento, con registros encadenados e inalterables, y arranca el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos en estimación directa. Las fechas originales eran 2026 y se aplazaron un año completo en diciembre de 2025, así que desconfía de cualquier calendario que siga diciendo 2026.
| Qué comprobar | Qué pasa si falta |
|---|---|
| Razón social y NIF del destinatario | La asesoría no identifica al proveedor y la devuelve |
| Los dos NIF-IVA si facturas a la UE | La inversión del sujeto pasivo no vale y el IVA es tuyo |
| Retención solo si el cliente es empresa o profesional | Retención aplicada a un particular, factura mal emitida |
| Retención calculada sobre la base, no sobre el total | Cobras de menos y lo descubres al trimestre |
| El número continúa la serie | El hueco aparece en una inspección, no antes |
| Fecha de operación además de fecha de expedición | La factura cae en el trimestre equivocado |
| Número de factura en el concepto del cobro | Cada transferencia se cuadra a mano |
Siete comprobaciones, y dos de ellas — la serie y el cálculo de la retención — no deberías estar haciéndolas a mano en absoluto. Numeración, fechas e impuestos son precisamente los campos que debe rellenar un programa, y por eso una plantilla en un procesador de textos es un mal sitio para guardarlos.
Para esto sirve un módulo de facturación
Numeración que se continúa sola, datos del cliente que no dependen de tu memoria y líneas de impuestos que siguen al cliente. Así funciona la facturación en Oplero.