Der Standardartikel zu diesem Thema listet fünfzehn Werkzeuge mit je einem Absatz. Nützlich ist er nicht, und zwar aus einem strukturellen Grund: die Antwort hängt vollständig davon ab, wie viele Kunden Sie haben, und eine Liste kann nicht für jemanden mit zwei und jemanden mit zwanzig gleichzeitig richtig sein.
Beginnen Sie also bei dem, was das Geschäft tun muss, und nicht bei dem, was es auf dem Markt gibt.
Es gibt nur vier Aufgaben
Ziehen Sie das Handwerk ab, für das Sie bezahlt werden, und alles Übrige fällt in vier Kategorien. Jedes Werkzeug, das Sie je erwägen werden, versucht Sie in eine davon zu verkaufen.
- Arbeit finden. Gespräche, aus denen noch keine Projekte geworden sind, und daran denken, sie weiterzuführen.
- Die Arbeit tun. Wissen, was als Nächstes dran ist, und nichts verlieren, worum ein Kunde gebeten hat.
- Bezahlt werden. Geleistete Arbeit in eine Rechnung und die Rechnung in Geld verwandeln.
- Aufzeichnungen führen. Monate später beantworten können, was passiert ist und was es gekostet hat.
Die vierte entdecken Menschen spät, meist wenn Steuerberatung oder Kunde eine Frage stellt, für die es einen Nachweis braucht. Sie ist zugleich am billigsten früh zu lösen und am teuersten rückwirkend.
Was Sie in welcher Phase brauchen
Die Phasen richten sich nach der Kundenzahl und nicht nach dem Umsatz — die Verwaltungslast erzeugt die Kundenzahl.
| Wo Sie stehen | Was Sie brauchen | Was Sie noch nicht brauchen |
|---|---|---|
| Erste Kunden, einer oder zwei gleichzeitig | Einen Ort für Notizen, ein Geschäftskonto, Rechnungen mit den Pflichtangaben | Ein CRM, ein Projektwerkzeug, alles mit Preis pro Nutzer |
| Drei bis fünf Kunden, Arbeit überlappt | Zeitaufzeichnung, eine Aufgabenliste nach Kunden getrennt, eine wiederverwendbare Dokumentvorlage | Automatisierungen, ein Kundenportal, ein Angebotswerkzeug |
| So viel, dass Verwaltung einen Tag pro Woche kostet | Rechnungsstellung, die sich aus erfassten Stunden füllt, Zahlungserinnerungen, ein Angebot als Dokument | Einen eigenen Helpdesk, Marketingwerkzeuge |
| Die erste Person kommt dazu | Sichtbarkeit, wer was hat, und einen Ort mit der Kundenhistorie | Alles, was Sie kaufen, weil eine größere Agentur es benutzt |
Was viel zu früh gekauft wird
Vier häufige Käufe, die ein Problem lösen, das Sie noch nicht haben.
- Ein CRM bei vier Kunden. Ein CRM verwaltet eine Pipeline, die nicht in Ihren Kopf passt. Bei vier Kunden passt sie, und aus dem Werkzeug wird meist eine leere Datenbank mit schlechtem Gewissen.
- Projektmanagement bei Alleinarbeit in Reihenfolge. Wenn Sie eine Sache nach der anderen tun und nichts weitergeben, ist ein Board eine Liste mit Extraschritten. Kaufen Sie es, wenn Arbeit die Hände wechselt.
- Marketing-Automatisierung, bevor es etwas zu automatisieren gibt. Ein Newsletter-Werkzeug mit elf Empfängern ist ein Hobby, und im Verhältnis zum Publikum ein teures.
- Ein zweites Werkzeug für etwas, das das erste fast kann. So beginnt der Fünf-App-Stapel: jede Ergänzung ist einzeln vernünftig, und die Summe ist das Problem.
Die Regel, wann tatsächlich zu zahlen ist
Ein Test, und er hält Sie in beide Richtungen ehrlich: kaufen Sie ein Werkzeug, wenn die kostenlose Fassung des Ablaufs zweimal gescheitert ist und Sie benennen können, was jedes Scheitern gekostet hat.
„Meine Tabelle ist unordentlich“ ist kein Scheitern. „Ich habe neun statt vierzehn Stunden abgerechnet, weil ich die Woche aus dem Gedächtnis rekonstruiert habe, und das zweimal“ ist ein Scheitern mit Preis und rechtfertigt einen Kauf in vier Sekunden. Der benannte Preis hält Sie davon ab, Werkzeuge aus Ambition zu kaufen — und das ist hier der eigentliche Fehler, nicht Sparsamkeit.
Zwei Formen, die beide funktionieren
Sind Sie über die erste Phase hinaus, gibt es zwei sinnvolle Aufstellungen, und welche passt, hängt davon ab, wo Ihre Arbeit tatsächlich liegt.
- Spezialwerkzeuge mit klaren Kanten. Ein gutes Werkzeug pro Aufgabe, bewusst gewählt. Funktioniert gut, wenn ein Teil Ihrer Arbeit tief und spezialisiert ist und Sie diszipliniert genug sind, denselben Datensatz nicht an drei Stellen leben zu lassen.
- Ein Werkzeug für die Verwaltung, Spezialisten für das Handwerk. Die Verwaltungsaufgaben — Aufgaben, Zeit, Rechnungen, Kundenhistorie — liegen zusammen, und Ihre Fachwerkzeuge bleiben getrennt. Funktioniert gut, wenn der Papierkram Ihre Woche frisst.
Was scheitert, ist keins von beiden: fünf Werkzeuge, die je einen Teil desselben Kunden halten, zu fünf verschiedenen Zeitpunkten gewählt, und keins weiß, was die anderen wissen. Das ist kein Stapel, das ist eine Folge von Zufällen — und bevor das sechste dazukommt, lohnt es sich zu rechnen.
Die Verwaltungsseite für eine Person
Wie die vier Aufgaben oben aussehen, wenn sie an einem Ort liegen: Aufgaben, erfasste Zeit, Angebote und Rechnungen, mit der Kundenhistorie an allem davon.