L'articolo standard su questo tema elenca quindici strumenti con un paragrafo ciascuno. Non è utile, per una ragione strutturale: la risposta dipende interamente da quanti clienti avete, e un unico elenco non può andare bene sia per chi ne ha due sia per chi ne ha venti.
Partite dunque da ciò che l'attività deve fare, non da ciò che il mercato offre.
Ci sono solo quattro compiti
Togliete il mestiere per cui vi pagano e tutto il resto cade in quattro categorie. Ogni strumento che valuterete cerca di vendervi una di queste.
- Trovare lavoro. Conversazioni che non sono ancora commesse, e ricordarsi di portarle avanti.
- Fare il lavoro. Sapere cosa fare adesso e non perdere niente di ciò che un cliente ha chiesto.
- Farsi pagare. Trasformare il lavoro consegnato in una fattura e la fattura in denaro.
- Tenere le registrazioni. Poter rispondere, mesi dopo, a cosa è successo e quanto è costato.
Il quarto si scopre tardi, di solito quando il commercialista o un cliente pone una domanda che richiede una prova. È anche il più economico da sistemare subito e il più costoso da sistemare a posteriori.
Cosa serve in quale fase
Le fasi si definiscono per numero di clienti e non per fatturato, perché è il numero di clienti a produrre carico amministrativo.
| Dove siete | Cosa serve | Cosa non serve ancora |
|---|---|---|
| Primi clienti, uno o due alla volta | Un posto dove annotare, un conto per l'attività, fatture corrette per legge | Un CRM, uno strumento per commesse, qualsiasi cosa a prezzo per utente |
| Da tre a cinque clienti, lavoro sovrapposto | Registrazione del tempo, un elenco di attività diviso per cliente, un modello di documento riutilizzabile | Automazioni, un portale clienti, uno strumento per proposte |
| Abbastanza perché l'amministrazione prenda un giorno a settimana | Fatturazione che si compila dalle ore tracciate, promemoria di pagamento, un preventivo come documento | Un helpdesk dedicato, strumenti di marketing |
| La prima persona che si aggiunge | Visibilità condivisa di chi ha cosa, e un posto con lo storico del cliente | Qualsiasi cosa compriate perché la usa un'agenzia più grande |
Cosa si compra troppo presto
Quattro acquisti frequenti che risolvono un problema che non avete ancora.
- Un CRM con quattro clienti. Un CRM gestisce un imbuto che non vi sta in testa. Con quattro clienti vi sta, e lo strumento sarà soprattutto un database vuoto che vi fa sentire in colpa.
- Gestione commesse per lavoro solitario e in sequenza. Se fate una cosa dopo l'altra e non passate niente a nessuno, una bacheca è una lista con passaggi in più. Compratela quando il lavoro comincia a cambiare mani.
- Automazione del marketing prima che ci sia qualcosa da automatizzare. Uno strumento per newsletter con undici iscritti è un hobby, e costoso rispetto al pubblico.
- Un secondo strumento per qualcosa che il primo quasi fa. È così che nasce l'insieme di cinque app: ogni aggiunta è ragionevole singolarmente e il problema è la somma.
La regola su quando pagare davvero
Un test, e vi tiene onesti in entrambe le direzioni: comprate uno strumento quando la versione gratuita del processo ha fallito due volte e sapete nominare quanto è costato ciascun fallimento.
„Il mio foglio di calcolo è disordinato“ non è un fallimento. „Ho fatturato nove ore invece di quattordici perché ho ricostruito la settimana a memoria, ed è successo due volte“ è un fallimento con un prezzo e giustifica un acquisto in quattro secondi. Quel costo nominato è ciò che vi trattiene dal comprare strumenti per ambizione, che è il vero errore qui, non la parsimonia.
Due forme che funzionano entrambe
Passata la prima fase esistono due configurazioni sensate, e quale calzi dipende da dove sta davvero il vostro lavoro.
- Strumenti specialistici con bordi puliti. Uno strumento buono per compito, scelto di proposito. Funziona bene quando una parte del vostro lavoro è profonda e specialistica e avete la disciplina di non far vivere lo stesso dato in tre posti.
- Uno strumento per l'amministrazione, specialisti per il mestiere. I compiti amministrativi — attività, tempo, fatture, storico del cliente — stanno insieme, e i vostri strumenti professionali restano separati. Funziona bene quando è la burocrazia a mangiarvi la settimana.
Ciò che fallisce non è nessuna delle due: cinque strumenti che tengono ciascuno una parte dello stesso cliente, scelti in cinque momenti diversi, e nessuno sa cosa sanno gli altri. Non è un insieme, è una sequenza di incidenti — e prima di aggiungere il sesto conviene contare quanto costa.
Il lato amministrativo, per una persona
Come si presentano i quattro compiti qui sopra quando stanno in un posto solo: attività, tempo tracciato, preventivi e fatture con lo storico del cliente attaccato a tutto.